Trưởng Phòng Chi Phí Hợp Đồng

Vai trò:

• Thẩm định Kế hoạch chi phí theo ngân sách của các Khối/Phòng ban
• Kiểm soát chi phí hoạt động.
• Kiểm tra các loại hợp đồng liên quan
• Kiểm tra hồ sơ thanh, quyết toán
• Xây dựng quy trình, Định mức, Hướng dẫn, đào tạo.

Nhiệm vụ trọng tâm:

Thẩm định Kế hoạch chi phí theo ngân sách của các Khối/Phòng ban

• Thẩm định Kế hoạch chi phí theo Ngân sách của các Khối/ Phòng ban: (P1) Ngân sách thi công, (P2) Ngân sách duy tu, (P3) Ngân sách cung ứng, (P4) Ngân sách vườn ươm, (P5) Ngân sách hoạt động, (P6) Ngân sách giao thầu phụ, (P7) Ngân sách thiết kế.

Kiểm soát chi phí hoạt động

• Kiểm soát tình hình thực hiện sản lượng, tiến độ công việc theo từng ngân sách thành phần đã giao cho các Khối/Phòng ban.
• Kiểm soát chi phí thực hiện thực tế theo sản lượng thực hiện của các Khối/Phòng ban so ngân sách được giao.
• Kiểm soát, cảnh báo, hạn chế các chi phí phát sinh ngoài ngân sách của các Khối/Phòng ban

Kiểm tra các loại hợp đồng liên quan

• Kiểm soát tính tuân thủ quy trình lựa chọn nhà thầu thi công, nhà cung cấp dịch vụ được thực hiện từ các Khối/ Phòng ban liên quan.
• Kiểm soát khối lượng giao việc và tính hợp lý của đơn giá so với thị trường.
• Kiểm tra nội dung hợp đồng nhà thầu thi công, nhà cung cấp dịch vụ được thực hiện từ các Khối, Phòng, Ban liên quan.
• Phối hợp tham gia xử lý các nội dung tranh chấp hợp đồng (nếu có).

Kiểm tra hồ sơ thanh, quyết toán

• Kiểm tra hồ sơ thanh, quyết toán từ các Khối, Phòng, Ban có liên quan phù hợp với theo hợp đồng.
• Kiểm soát phát sinh ngoài hợp đồng.

Xây dựng và hướng dẫn quy trình, định mức

• Xây dựng các quy trình, biểu mẫu quản lý liên quan đến việc kiểm soát chi phí dự án & chi phí hoạt động của Công ty.
• Xây dựng và thẩm định các định mức thi công nội bộ.
• Thẩm định các quy trình nội bộ liên quan đến kiểm soát chi phí của Công ty.
• Hướng dẫn, đào tạo các Khối/ Phòng ban có liên quan về các hồ sơ, quy trình trong quá trình tương tác.

Tổ chức hoạt động Phòng Chi phí – Hợp đồng

• Thiết lập bộ máy và định biên nhân sự Phòng Chi phí – Hợp đồng phù hợp theo mô hình & quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
• Tuyển dụng và đào tạo nội bộ để nâng cao chất lượng làm việc và hiệu quả chi phí hoạt động.
• Thiết lập và quản lý KPIs theo chức năng chuyên môn.
• Thiết lập ngân sách hoạt động cấp Phòng và kiểm soát chi phí.
• Góp ý kiến cho Ban Tổng giám đốc các vấn đề thuộc phạm vi chuyên môn.
• Lưu trữ tất cả các hồ sơ, văn bản,… liên quan đến chức năng chuyên môn.
• Thực hiện theo cơ chế họp và báo cáo định kỳ/ phát sinh theo quy định.