Trưởng Nhóm Kế Toán Công Nợ Phải Thu

I. Công việc hàng ngày:
- Theo dõi, thống kê và lưu trữ hợp đồng, phụ lục hợp đồng đầy đủ, đọc kỹ hợp đồng, nắm vững các điều khoản hợp đồng: Tên khách hàng, công trình, trạm cấp bê tông, mặt hàng, giá (trước thuế hay sau thuế), bộ hồ sơ thanh toán (Quy trình nhận hồ sơ, duyệt hồ sơ và thanh toán của khách hàng), hạn mức công nợ (Tín chấp hay bảo lãnh thanh toán), thời gian thanh toán, thông tin liên hệ khách hàng (Công trình, kế toán, Ban giám đốc).
- Kiểm tra và hạch toán các nghiệp vụ trực tiếp liên quan đến kế toán công nợ phải thu theo đúng chuẩn mực kế toán VN, luật Thuế, và luật pháp Việt Nam.
- Nắm vững tính chất của khách hàng, lịch sử thanh toán của khách hàng, tạo mối quan hệ tốt với khách hàng.
- Đối với đơn hàng tiền mặt hoặc thanh toán trước, phải thu tiền trước mới được phép cấp bê tông. Trễ nhất ngày tiếp theo ngày cấp bê tông phải nộp tiền vào công ty, nếu không nộp, kinh doanh chịu trách nhiệm nộp tiền về công ty.
- Theo dõi, hối thúc kinh doanh chốt xong khối lượng theo đúng quy định của công ty. Kỳ 1 chốt xong trước ngày 25 hàng tháng, kỳ 2 chốt xong trước ngày 10 hàng tháng. Nhận bảng xác nhận khối lượng từ kinh doanh (Đại diện Việt Hàn và khách hàng đã ký), kiểm tra lại với: phiếu bê tông, dữ liệu trạm trộn (DDS), chốt ngày và kỳ trên ERP, xuất hóa đơn và hoàn thiện hồ sơ thanh toán để gửi khách hàng.
- Cập nhật công nợ đã xuất hóa đơn + chưa xuất hóa đơn (Cập nhật rõ thời gian thanh toán cuả mỗi hóa đơn, chú ý các hồ sơ thanh toán có kết quả nén mẫu), báo cáo tổng hợp công nợ chi tiết và tuổi nợ gửi P. Tổng Giám đốc, Kế toán trưởng và kinh doanh.
- Kiểm soát hạn mức công nợ theo hợp đồng, bám sát ngày đến hạn thanh toán, yêu cầu và hổ trợ kinh doanh thu công nợ đến hạn và quá hạn, viết email dừng cấp đối với khách hàng vượt hạn mức công nợ mà không thanh toán, không có kế hoạch thanh toán cụ thể hoặc không có phê duyệt của Giám đốc về việc được cấp tiếp kèm theo điều kiện cụ thể.
- Hàng tuần (Sáng thứ 2), hàng tháng (Ngày đầu tiên) yêu cầu kinh doanh gửi kế hoạch thu nợ, kiểm tra lại với công nợ đến hạn và quá hạn, thống nhất kế hoạch thu nợ cụ thể. Từ đó, bám sát, hối thúc và hỗ trợ kinh doanh thu nợ theo đúng kế hoạch đề ra. Kế hoạch nào rớt, phải làm rõ lý do cụ thể và thời gian thanh toán cụ thể.
- Hổ trợ kinh doanh gọi điện thu nợ, xác nhận lại lịch thanh toán với khách hàng, giải quyết các hồ sơ vướng mắc với khách hàng.
- Các công việc liên quan, theo yêu cầu của kế toán trưởng.
II. Công việc định kỳ:
- Cuối tháng, tổng hợp công nợ, tồn đọng, đánh giá kết quả thu nợ. Đồng thời, cập nhật kế hoạch thu nợ tháng tiếp theo. In ra ký và gửi Ban Giám Đốc Đúng quy định, hiệu quả, kịp thời
- Lập đối chiếu công nợ kèm theo bộ hồ sơ thanh toán, theo từng đợt xuất hóa đơn, định kỳ hàng quý, năm gửi cho khách hàng. Theo dõi, hỗ trợ kinh doanh thu hồi về đầy đủ.
- Lập công văn thu nợ 1 tháng/ lần, đối với khách hàng có công nợ quá hạn từ 30 ngày trở lên, kết hợp kinh doanh, liên hệ khách hàng thu nợ.
- Theo dõi bảo lãnh thanh toán, báo kinh doanh trước 20 ngày trước khi đến hạn, lập hồ sơ thu tiền trước ít nhất 3 ngày trước khi bảo lãnh đến hạn nếu khách hàng chưa thanh toán hoặc không gia hạn thêm thời gian bảo lãnh.
- Cuối tháng, kiểm tra lại khối lượng Trial Mix, cấp nội bộ tại Trạm, kiểm tra trên ERP, liệt kê danh sách, kẹp đủ phiếu bê tông, chuyển qua cho Kế toán thuế.
- Cuối tháng kiểm tra báo cáo chênh lệch khối lượng sản xuất và khối lượng nghiệm thu theo từng khách hàng công trình. Kiểm tra tổng hợp khối lượng bê tông hao hụt, xả bỏ, khách hàng trừ,…. Yều cầu sản xuất lập danh sách và giải trình Giám đốc.
- Đầu tháng, từ ngày 1 đến ngày 5, gửi số liệu xuất hóa đơn (hóa đơn đã xuất + hóa đơn hủy + hóa đơn điều chỉnh, …) cho kế toán thuế.
- Lưu hồ sơ theo đúng quy định của công ty và thuế.
III. Công tác khác:
- Thực hiện công tác theo sự phân công của Kế toán trưởng và Tổng Giám Đốc.
QUYỀN LỢI ĐƯỢC HƯỞNG