Trưởng Nhóm Hành Chính

1. Giám sát và triển khai hoạt động hành chính
1.1 Xây dựng quy trình:
- Rà soát, hiệu chỉnh các quy trình/quy định hiện hành và đề xuất xây dựng quy trình mới đảm bảo hoạt động hành chính hiệu quả.
1.2 Lập kế hoạch và triển khai hoạt động hành chính:
- Đảm bảo các công tác thanh toán, tạm ứng, hoàn ứng các chi phí thuộc bộ phận Hành chính phụ trách được thực hiện chính xác, nhanh chóng, hiệu quả theo đúng quy trình của Công ty.
- Giám sát việc mua hàng phục vụ cho hoạt động hành chính.
- Giám sát và đảm bảo công tác gia hạn, tái ký các hợp đồng dịch vụ (nếu có) kịp thời.
- Quản lý việc sử dụng điều chuyển/thanh lý/hủy tài sản trong Công ty đúng mục đích, hiệu quả, tiết kiệm và nhanh chóng.
- Điều phối việc bố trí chỗ/ phòng làm việc cho CBNV mới, bố trí không gian làm việc khi có thay đổi cơ cấu nhân sự.
- Quản lý và giám sát hoạt động của nhóm văn thư, lễ tân, tạp vụ, bảo vệ....
- Triển khai thực hiện các chính sách: Hiếu, hỉ, sinh nhật, đồng phục, … chính xác và kịp thời theo đúng chính sách của Công ty.
- Thực hiện việc mua sắm, điều phối việc cấp phát quà tặng cho CBNV luôn thực hiện kịp thời, đầy đủ: Quà 08/03, Quà Trung Thu, Quà 20/10, Quà Tết…
- Tổ chức các chương trình team building, khám sức khỏe định kỳ cho CBNV.
2. Thực hiện các báo cáo định kỳ và theo yêu cầu
- Thực hiện báo cáo/ cập nhật chi phí hành chính và kết quả công việc định kỳ.
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp quản lý.
3. Hỗ trợ hướng dẫn công việc cần thiết cho các thành viên trong nhóm
- Điều phối, giám sát và phân công công việc đến các thành viên trong team đảm bảo thực hiện đúng tiến độ công việc.