Trưởng Nhóm Hành Chính

1/ Xây dựng, tổ chức áp dụng, cải tiến và quản lý hệ thống văn bản hành chính tại Tập đoàn
- Nghiên cứu, thiết lập cơ chế quản trị hành chính.
- Xây dựng, hoàn thiện quy trình, thủ tục, biểu mẫu phục vụ công tác hành chính.
- Giám sát và thực thi giám sát việc tuân thủ các nội quy làm việc, quy định quản lý, quy định hành chính.
- Quản lý, lưu trữ giấy tờ liên quan đến công tác hành chính.
2/ Quản lý và giám sát thực hiện công tác quản lý hành chính tại Tập đoàn
- Chỉ đạo, giám sát việc tổ chức công tác về quản lý tài sản, bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp, sửa chữa trang thiết bị, hạ tầng, cơ sở vật chất.
- Tổ chức tiếp nhận, sắp xếp, xử lý chuyển giao văn bản đến và đi theo quy định.
- Lập kế hoạch mua sắm, cấp phát và giám sát sử dụng văn phòng phẩm, máy móc, trang thiết bị của tập đoàn.
- Xây dựng nội quy, quy định và giám sát việc tuân thủ công tác an toàn lao động, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ tại Tập đoàn.
- Giám sát công tác lễ tân, lái xe, điều hành xe, thủ tục visa, đặt vé máy bay, khách sạn,…
- Quy định việc kiểm soát và bảo trì tài sản hiện có, đảm bảo việc sử dụng đúng mục đích và đúng phương pháp.
- Phối hợp với Phòng Kế toán thực hiện chế độ kiểm kê tài sản theo quy định.
- Triển khai, thực thi công tác hậu cần cho các sự kiện của Tập đoàn (tổ chức trong và ngoài Tập đoàn).
- Là người đại diện của Tập đoàn giải quyết công việc/thủ tục với người lao động, các cơ quan, tổ chức ở bên ngoài (đoàn kiểm tra công tác PCCC, BHXH, BHYT, Sở lao động thương binh xã hội,…).
- Hỗ trợ các Phòng/Ban/Đơn vị khác về công tác hành chính khi cần.
3/ Quản lý định phí của Ban NLCĐ
- Kiểm soát chi phí hành chính của Ban NLCĐ theo đúng quy định và định mức được duyệt.
4/ Quản lý và giám sát đội ngũ dịch vụ bảo vệ và vệ sinh thuê ngoài
- Kiểm soát đội dịch vụ bảo vệ thuê ngoài thực hiện đảm bảo an toàn, an ninh, duy trì đúng nội quy Tập đoàn.
- Giám sát công tác vệ sinh công cộng trong toàn Tập đoàn.
5/ Quản lý và phân công công việc cho các thành viên trong nhóm
- Phân công công việc rõ ràng, chi tiết cho các thành viên trong nhóm.
- Đề xuất khen thưởng/kỷ luật các thành viên trong nhóm.