Trưởng Bộ phận Hành chính

1. Xây dựng hệ thống
- Xây dựng định biên, chức năng nhiệm vụ, mô tả công việc các vị trí thuộc BP. Hành chính;
- Xây dựng chính sách, quy trình, quy định, hướng dẫn liên quan đến hoạt động quản lý hành chính;
- Thiết lập mục tiêu, kế hoạch hành động cho BP. Hành chính;
- Thiết lập ngân sách hoạt động phục vụ hoạt động vận hành văn phòng Công ty;
- Xây dựng hệ thống lưu trữ và quản lý thông tin;
- Xây dựng, rà soát, cải tiến hệ thống, quy trình vận hành, thủ tục hành chính.
2. Quản lý, giám sát các dịch vụ, tiện ích
- Quản lý tòa nhà, văn phòng (vận hành, bảo dưỡng, bảo trì, sửa chữa, …);
- Quản lý con dấu, văn thư lưu trữ;
- Quản lý hành chính: văn phòng phẩm, quà tặng, quản lý phòng họp, đặt hoa, vé máy bay/ tàu xe, tổ chức bếp ăn;
- Quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng, tòa nhà;
- Quản lý đội xe;
- Quản lý dịch vụ: lễ tân, vệ sinh, bảo vệ;
- Quản lý an ninh, an toàn PCCC;
- Tổ chức sự kiện nội bộ, hội họp, liên hoan, sinh nhật, dịch vụ hậu cần ăn uống cho các buổi đào tạo, …;
- Quản lý chất lượng, tiến độ, chi phí hoạt động hành chính;
- Lập và thực hiện kế hoạch kiểm tra, giám sát các dịch vụ hành chính.
3. Quản lý nhân sự
- Phỏng vấn, lựa chọn nhân viên cho BP. Hành chính;
- Đào tạo, hướng dẫn nhân viên các nghiệp vụ chuyên môn, phương pháp làm việc;
- Xây dựng chương trình đào tạo nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ vận hành;
- Phân bổ, giao việc, giám sát và hỗ trợ nhân viên hoàn thành công việc;
- Đánh giá, khen ngợi, nhắc nhở nhân viên làm việc hiệu quả và tuân thủ quy định, quy trình của Công ty;
- Hỗ trợ nhân viên xây dựng lộ trình phát triển nghề nghiệp, năng cao năng lực;
- Gắn kết, tạo động lực cho nhân viên.
4. Quản lý các mối quan hệ
- Đối ngoại: tiếp và phối hợp với các cơ quan ban ngành, chính quyền địa phương (Công an khu vực, PCCC, đơn vị kiểm định thang máy,…) các nội dung liên quan đến phạm vi công việc phụ trách;
- Đối nội: phối hợp với các phòng/ban để hỗ trợ, cung cấp kịp thời các tiện ích văn phòng.
5. Các nhiệm vụ khác
- Tham gia họp định kỳ theo quy định;
- Báo cáo công việc định kỳ và đột xuất theo yêu cầu;
- Soạn thảo công văn, thông báo hướng dẫn các phòng/ban trong phạm vi hoạt động hành chính;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu quản lý trực tiếp.