Trợ Lý Giám Đốc

I. Nhiệm vụ:
a. Công việc hành chính văn phòng:
· Thực hiện công tác văn thư: Lưu trữ hồ sơ, theo dõi và quản lý hồ sơ theo yêu cầu của BGĐ.
· Thực hiện công tác hành chính, hậu cần cho các chuyến công tác của B: (liên hệ đối tác, đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, làm các thủ tục visa,…)
· Giúp việc cho Ban Giám đốc trong các quan hệ đối nội và đối ngoại khi cần thiết.
· Thực hiện công việc chăm sóc khách hàng: gửi quà, hoa vào các dịp lễ, kỷ niệm,…
· Biên phiên dịch và tư vấn về các loại hợp đồng theo yêu cầu của BGĐ.
b. Tổ chức họp & Thư ký dự án
· Chuẩn bị tài liệu và phân phối tài liệu tới các thành viên cuộc họp của BGĐ.
· Tham dự và ghi biên bản các cuộc họp có sự tham gia của BGĐ.
· Biên phiên dịch tài liệu khi có yêu cầu.
· Lưu giữ thông tin tài liệu liên quan của các dự án đang thực hiện; bố trí sắp xếp hồ sơ, tài liệu, thư từ, hợp đồng, công văn, thông báo ngăn nắp khoa học.
· Thực hiện công việc tổng hợp thông tin và báo báo tuần các phòng ban/dự án.
· Theo dõi và đôn đốc các dự án thực hiện đúng mục tiêu BGĐ đã giao.
· Làm đầu mối thông tin giữa trung tâm triển khai với trung tâm khác trong Công ty.
c. Hoạt động hàng ngày:
· Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác, tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp cho Ban Giám đốc.
· Chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin cần thiết theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
· Truyền đạt thông tin của Giám Đốc đến các phòng ban, bộ phận liên quan và gửi phản hồi trực tiếp cho Ban Giám Đốc.
II. Quyền hạn & Trách nhiệm
· Chịu trách nhiệm truyền đạt thông tin đến các bộ phận theo yêu cầu BGĐ.
· Báo cáo trực tiếp cho BGĐ.