Trợ Lý Ban Giám Đốc

1. Công tác thư ký:
- Soạn thảo, sắp xếp quản lý văn thư, công văn hành chính, lưu trữ bản vẽ, hồ sơ dự án liên quan đến các dự án ngăn nắp, có hệ thống.
- Tham gia soạn thảo hồ sơ thầu, hồ sơ nghiệm thu, hoàn thành công trình,…
- Lập và duy trì các Hồ sơ phát sinh, Hợp đồng dự án.
- Phác thảo công văn, trả lời các thắc mắc và xin các thông tin liên quan đến việc thực hiện dự án và gửi cho hoặc BOD xem xét.
- Quản lý công tác tổ chức và hỗ trợ công tác in ấn, biên soạn và thuyết trình hồ sơ dự án.
- Tiếp nhận phân loại hồ sơ ban QLDA; kiểm soát hình thức văn bản, hồ sơ do ban QLDA ký duyệt, nhằm đảm bảo đúng các thủ tục, quy trình, quy định của Công ty.
- Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác, tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp cho BOD để phục vụ việc quản lý điều hành.
- Nhận, sàng lọc, lưu và gửi thông tin dự án, bản vẽ, thông tin cơ bản cần thiết.
2. Công tác đối ngoại:
- Biên, phiên dịch cho Ban Giám Đốc; dịch công văn đi và đến, các tài liệu và hồ sơ, các cuộc thoại, các cuộc họp khi có yêu cầu.
- Gặp gỡ và trao đổi với đối tác theo yêu cầu từ Ban Giám Đốc.
- Thực hiện các nhiệm vụ được cấp trên giao trong phạm vi công việc và quyền hạn theo yêu cầu công việc.
3. Quan hệ báo cáo công việc:
- Báo cáo công việc thực hiện thường xuyên và trực tiếp cho BOD.
- Tập hợp báo cáo công việc của tất cả các bộ phận và báo cáo lại BOD.