Ngoài những kỹ năng chuyên môn như là nắm vững các nghiệp vụ kế toán. Nắm vững các chuẩn mực kế toán, thông tư và các văn bản hướng dẫn có liên quan. Biết sử dụng thành thạo Excel và phần mềm kế toán thì mỗi người đảm nhận vị trí này đều có cách thức làm việc, bộ kỹ năng ưu tú riêng để phục vụ quá trình thu hồi công nợ nahnh chóng.

Việc đòi nợ cũng cần phải phân tích và phân loại từng nhóm khách hàng thuộc diện nợ khó đòi khác nhau sẽ giúp Kế toán căn cứ vào đó để đưa ra phương án thu hồi công nợ phù hợp.

1. Trước hết nhân viên kế toán cần lập danh sách khách hàng cần thu hồi nợ quá hạn và phân loại khách hàng nào quá hạn và khó đòi

- Với khách hàng nợ quá hạn:

Các nhân viên kế toán công nợ nên tìm hiểu tình hình hoạt động hiện tại của khách nợ ra sao, khách nợ chỉ nợ doanh nghiệp mình hay còn nợ nhiều doanh nghiệp khác, hiện tại tình trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của khách nợ như thế nào… Để biết được tình hình trên kế toán công nợ cần bán sát công việc, trường hợp cần thiết phải đến tận trụ sở hoạt động của khách nợ, hoặc có thể nghiên cứu tình hình thông qua nhân viên phụ trách trực tiếp khách hàng, cũng như các nhà cung cấp khác cung cấp cho khách hàng này để biết và có hướng xử lý thích hợp.

- Đối với khách hàng thường xuyên, thanh toán tốt, nhưng đang tạm thời chậm thanh toán:

Nhân viên kế toán công nợ cần có những trao đổi với lãnh đạo doanh nghiệp về việc tạo điều kiện về thời gian thanh toán công nợ, tạo điều kiện cung cấp tiếp hàng để khách nợ có thể có cơ hội xoay vòng vốn và tạo ra doanh thu để có thể trả nợ tốt hơn. Sau khi trao đổi thông qua lãnh đạo, kế toán cần có buổi làm việc với khách nợ để biết được quan điểm của khách nợ về việc thanh toán công nợ, trao đổi về lộ trình thanh toán cụ thể và đề nghị khách nợ thanh toán đúng hạn theo như cam kết.

- Ngoài ra, đối với khách hàng nợ quá hạn, vẫn mua hàng, vẫn thanh tóan theo kiểu nhỏ gọt ta nên áp dụng như sau:

+ Cho tiếp tục lấy hàng với phương thức: Trả 2, lấy 1 hoặc trả 3 lấy 1, tùy theo mặt hàng và nhu cầu thị trường của mặt hàng đó, khi đó ta sẽ giảm đi số nợ quá hạn.

+ Cắt hàng, không cung cấp hàng, yêu cầu thanh tóan hết nợ quá hạn mới cung cấp hàng.

+ Nếu khách hàng vẫn chây ỳ không chịu thanh toán , ta chuyển sang nợ khó đòi để xử lý từng trường hợp

2. Đối với nợ khó đòi: với những khách hàng còn đang hoạt động

Trước hết ta phải xem lại thời hạn nợ là bao lâu, các chứng từ xác nhận nợ đã rõ ràng chưa và có cần bổ sung gì nữa hay không, Có ký xác nhận công nợ thường xuyên không, xác nhận nợ có quá 2 năm không. Theo quy định của pháp luật thì thời hiệu khởi kiện đối với nội dung liên quan đến việc đề nghị thanh toán là 2 năm kể từ ngày cuối cùng hai bên làm việc hoặc xác nhận về công nợ. Nếu quá thời hạn trên sẽ hết thời hiệu khởi kiện. Trường hợp hồ sơ công nợ còn chưa đầy đủ và rõ ràng cần mềm mỏng để có thể làm việc với khách nợ và có biên bản chốt công nợ cụ thể hoặc có văn bản ghi ý kiến của khách nợ về việc giải quyết công nợ.

3. Đối với nợ khó đòi

Các khách hàng mất tích, phá sản, trốn nợ: Cần thống kê số lượng khách nợ bỏ trốn, số lượng công nợ cụ thể để có thể lên kế hoạch xác minh, và nghiên cứu phương án giải quyết như làm đờn yêu cầu tuyên bố phá sản, gửi văn bản tới các cơ quan quản lý như sở kế hoạch đầu tư yêu cầu cung cấp thông tin doanh nghiệp, gửi công văn lên cơ quan thuế,…

4. Đối với các trường hợp khách nợ quá chây lỳ

 Cân nhắc không thể tự mình tiến hành thu hồi công nợ, kế toán cần tìm hiểu va thuê các đơn vị hoạt động chuyên nghiệp trong lĩnh vực thu hồi công nợ để có thể được giải quyết nhanh và hiệu quả.

Cân nhắc, sắp xếp và phân loại hồ sơ công nợ một cách hợp lý là việc đầu tiên mà một kế toán công nợ cần phải làm tốt. Phân loại hồ sơ công nợ sẽ giúp cân nhắc được cách thức biện pháp giải quyết thu hồi công nợ hợp lý nhất, giảm thiểu những thiệt hại do nợ xấu gây ra.

Việc làm Kế toán công nợ