Thư ký Văn phòng

1. Công tác Thư ký Ban Lãnh đạo:

• Sắp xếp, bố trí lịch làm việc, lịch công tác theo yêu cầu của Ban Lãnh đạo.
• Tiếp nhận đăng ký, cập nhật, phát hành lịch làm việc tuần kịp thời theo yêu cầu.
• Chuẩn bị xe đưa đón, vé máy bay, chỗ nghỉ ngơi… cho các chuyến đi công tác trong tỉnh và ngoài tỉnh của Ban Lãnh đạo; theo dõi chương trình, kế hoạch công tác của Ban Lãnh đạo tại Công ty và Công ty Thành viên (CTTV).
• Theo dõi, thanh quyết toán các khoản chi phí của Lãnh đạo trong chuyến công tác trong và ngoài nước.
• Tổng hợp Báo cáo công việc và kế hoạch của các phòng ban, đơn vị trực thuộc;
• Tổ chức các cuộc họp, chuẩn bị tài liệu cho các buổi làm việc, tiếp đón khách của Ban Lãnh đạo. Lập danh sách thành phần tham dự, khách mời và thông báo nội dung, địa điểm cho các cuộc họp của Ban TGĐ.
• Phối hợp với Phòng Hành chính Quản trị (P. HCQT) chuẩn bị, sắp xếp phòng họp; Phòng làm việc Ban Lãnh đạo.
• Trình Lãnh đạo phiếu tiếp nhận công văn đến thuộc thẩm quyền xử lý của Lãnh đạo, chuyển công văn đã xử lý đến văn thư Công ty phát hành.
• Tiếp nhận các đề xuất, kiến nghị, hồ sơ của các CTTV và chuyển cho các phòng ban nghiệp vụ kiểm tra, thẩm định; phân loại, tổng hợp, sắp xếp các thông tin, hồ sơ, công việc, có ý kiến tham mưu trước khi trình Lãnh đạo xem xét, phê duyệt; theo dõi kết quả xử lý và thông tin đến đơn vị, CTTV.

2. Công tác Hành chính thuộc Văn phòng Công ty

• Soạn thảo văn bản, công văn theo yêu cầu của Lãnh đạo.
• Cập nhật danh sách, thông tin liên hệ của Lãnh đạo tại các CTTV.
• Thực hiện công tác hành chính như photo tài liệu, fax, và quản lý, lưu trữ tài liệu…
• Phối hợp với các đơn vị, CTTV để thu thập thông tin, tài liệu phục vụ công tác Trợ lý, Thư ký tại Công ty và các CTTV.
• Viết các bản tin về các sự kiện của Công ty, đăng tin lên website Công ty.
• Hỗ trợ công tác Công bố thông tin và quản lý thư mục liên quan đến công tác này trên Website, upload tài liệu.