Thư Ký Tổng Giám Đốc

* MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC

• Quản lý công tác hành chính - văn phòng hằng ngày của BGĐ
• Theo dõi việc thực hiện triển khai sau cuộc họp của các Phòng Ban

* Nội dung công việc
Quản lý công tác văn thư - hành chính văn phòng:

• Soạn thảo văn bản, công văn theo yêu cầu của BGĐ
• Thực hiện các công tác hành chính: Photo, scan, fax, email cho đối tác, khách hàng theo yêu cầu
• Quản lý, lưu trữ hồ sơ, văn bản, tài liệu của BGĐ một cách khoa học
• Tiếp nhận các cuộc gọi đến cho BGĐ (trường hợp BGĐ vắng mặt), ghi nhận thông tin và báo cáo lại BGĐ
• Chuẩn bị các hồ sơ tài liệu cần thiết cho các buổi họp có sự tham gia của BGĐ
• Tổ chức và quản lý nội dung các cuộc họp:
• Quản lý, thông báo lịch và truyền đạt nội dung cuộc họp cho các trưởng BP liên quan
• Ghi chép nội dung cuộc họp, biên soạn lập thành biên bản cuộc họp theo phân công của BGĐ. Chuyển biên bản cuộc họp cho các cá nhân, phòng ban liên quan. Đôn đốc theo dõi quá trình thực hiện theo nội dung
• Tiếp nhận, đăng ký, nhắc nhở lịch làm việc trong ngày của BGĐ, và chuẩn bị công tác hậu cần của cuộc họp

Phối hợp với trợ lý TGĐ:

• Cùng với trợ lý giám đốc trong công tác thay mặt điều hành và xử lý các vấn đề theo sự ủy quyền của BGĐ
• Trao đổi, làm việc trực tiếp với các khách hàng được phân công. Phối hợp với các phòng ban để giải quyết các yêu cầu của khách hàng
• Tham gia hỗ trợ công tác tổ chức các sự kiện, hoạt động chung của công ty
• Tham gia các buổi làm việc với các đối tác, khách hàng, xử lý thông tin sau đó theo sự điều động của BGĐ

* QUYỀN HẠN

• Được quyền tiếp cận các thông tin chiến lược của công ty và của các bộ phận theo sự phân công của BGĐ
• Được quyền yêu cầu các Trưởng BP, Trưởng nhóm cung cấp thông tin và báo cáo kết quả triển khai dựa theo các kết luận và chỉ đạo trong cuộc họp của BGĐ
• Quản lý, lưu trữ các hồ sơ, văn bản của BGĐ theo quyền hạn được giao