Thư Ký Tổng Giám Đốc

Trách nhiệm

• Tuân thủ mọi quy định của pháp luật và nội quy, quy định của công ty

Đối với nội bộ công ty

• Trợ giúp Tổng Giám đốc trong các việc liên quan trong nội bộ công ty theo chỉ thị của TGĐ
• Chủ động thực hiện, triển khai các công việc liên quan được giao
• Thực hiện các loại báo cáo, hồ sơ, tài liệu liên quan để Tổng Giám đốc làm việc với Khách hàng, đối tác
• Truyền đạt ý kiến/ chỉ đạo của Tổng Giám đốc đến các cấp quản lý phòng ban liên quan và theo dõi, đốc thúc, kiểm tra tiến độ công việc của các phòng ban liên quan theo nội dung đã truyền đạt
• Sắp xếp và điều chỉnh lịch họp dựa trên chỉ thị của TGĐ và theo yêu cầu đăng ký lịch họp từ các bộ phận
• Tham gia các cuộc họp định kỳ cũng như các cuộc họp theo yêu cầu của TGĐ đồng thời ghi chép lại biên bản cuộc họp sau đó trình TGĐ và gửi đến các thành viên liên quan sau cuộc họp
• Kiểm tra và trả lời các email, công văn, thư mời…và phản hồi theo ý kiến chỉ đạo của Tổng Giám đốc
• Trực tiếp tham gia các chuyến đi công tác theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc
• Tiếp nhận, kiểm tra và trình ký hồ sơ đến TGĐ
• Thực hiện các công việc phát sinh theo yêu cầu của Tổng Giám đốc
• Báo cáo trực tiếp đến Tổng Giám đốc các công việc được giao

Đối với bên ngoài công ty

• Trợ giúp Tổng Giám đốc trong việc ngoại giao, điều phối công việc liên quan đến đối tác, khách hàng trong và ngoài nước.
• Sắp xếp, tổ chức các cuộc họp và các buổi đón tiếp đối tác, khách hàng. Trực tiếp tham gia vào các buổi đón tiếp này theo yêu cầu của Tổng Giám đốc.
• Sắp xếp và nhắc nhở lịch làm việc, lịch họp, các chuyến đi công tác, hội họp của Tổng Giám đốc với đối tác, khách hàng

Quyền hạn

• Được quyền yêu cầu phối hợp, cung cấp hồ sơ, tài liệu đối với các Phòng ban nhằm thực hiện nhiệm vụ được giao.
• Đề xuất với cấp trên và các bộ phận liên quan: Các giải pháp nâng cao hiệu quả công việc để tiến hành mục tiêu hoạt động theo đúng tiến độ.
• Đại diện Ban Tổng giám đốc trực tiếp liên hệ, trao đổi công việc hoặc chuyển tải thông tin cho các Phòng ban có liên quan theo chỉ đạo từ cấp trên
• Được quyền góp ý, chỉnh sửa về mặt hình thức đối với các văn bản, hồ sơ của các Phòng ban có liên quan trước khi trình ký Ban Tổng giám đốc.

Nghĩa vụ

• Tuân thủ tất cả các nội quy, quy định của công ty.
• Không làm công việc thứ hai trong thời gian ký hợp đồng lao động với công ty.
• Bảo mật mọi thông tin liên quan của công ty.
• Tuân thủ và áp dụng 10 tiêu chí của TGĐ : an toàn, kinh tế, môi trường, xã hội, công nghệ, PCCC, chất lượng, mục tiêu, kỹ thuật, ANTT
• Thực hiện theo đúng cam kết đã ký trong hợp đồng lao động và các phụ lục đính kèm