Thư Ký Giám Đốc

I. Nhiệm vụ:
- Công việc hành chính văn phòng:
+ Truyền đạt thông tin của Giám Đốc đến các phòng ban, bộ phận liên quan và gửi phản hồi trực tiếp cho Ban Giám Đốc.
+ Chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin cần thiết theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
+ Hỗ trợ công tác văn thư của văn phòng Giám đốc: lưu trữ hồ sơ, chuẩn bị hồ sơ Giám đốc khi đi công tác.
+ Thực hiện công tác hậu cần cho các chuyến công tác của Ban Giám đốc (liên hệ đối tác, đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, làm các thủ tục visa).
- Tổ chức hội họp:
+ Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác, tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp cho Ban Giám đốc.
+ Sắp xếp lịch hẹn, đón tiếp khách của Ban Giám Đốc, giúp việc cho Ban Giám đốc trong các quan hệ đối nội và đối ngoại khi cần thiết.
+ Chuẩn bị tài liệu và phân phối tài liệu tới các thành viên cuộc họp của Ban Giám đốc.
+ Biên phiên dịch tài liệu khi có yêu cầu.
+ Ghi chép, thông báo, lưu trữ biên bản họp/ biên bản làm việc.
- Hoạt động hàng ngày:
+ Theo dõi, nhắc lịch làm việc hàng ngày cho Ban Giám đốc.
+ Tiếp nhận và tổng hợp thông tin từ các phòng ban/bộ phận trình Ban Giám đốc.
+ Đôn đốc, nhắc nhở các bộ phận thực hiện các công việc đã được Ban Giám đốc chỉ đạo hoặc giao nhiệm vụ.
+ Chăm sóc khách hàng (gửi quà, hoa vào các dịp lễ, kỷ niệm…).
+ Các công việc khác theo sự phân công của Giám đốc.
II. Quyền hạn &Trách nhiệm
- Chịu trách nhiệm truyền đạt thông tin đến các bộ phận theo yêu cầu Ban Giám đốc.
- Báo cáo cho Ban Giám đốc.