Thư ký ban Giám đốc

NHIỆM VỤ CHÍNH:

1. Công tác quản lý hành chính:

• Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác của Ban Giám đốc.

• Tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp cho Ban Giám đốc.

• Quản lý và theo dõi các ghi chú và nội dung cuộc họp để đảm bảo các công việc đã thống nhất được hoàn thành đúng hạn.

• Chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin cần thiết theo yêu cầu của Ban Giám đốc.

• Truyền đạt thông tin của Giám Đốc đến các Bộ phận, Phòng ban và gửi phản hồi trực tiếp cho Giám đốc.

2. Công tác văn thư:

• Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu cho Ban Giám đốc khi đi họp, đi công tác, gặp gỡ đối tác.

• Lưu trữ hồ sơ, tài liệu cuộc họp của Ban Giám đốc.

• Biên phiên dịch tài liệu khi có yêu cầu.

3. Công tác hậu cần

• Sắp xếp và chuẩn bị các công việc liên quan cho các chuyến công tác của Ban Giám đốc như: liên hệ đối tác, đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, làm các thủ tục visa.

• Chuẩn bị quà tặng vào các dịp lễ, kỷ niệm trong các quan hệ đối nội và đối ngoại khi cần thiết theo sự phân công của Ban Giám đốc.

• Theo dõi hoạt động của các phòng ban. Làm báo cáo tiến trình hoạt động hàng ngày, hàng tuần cho Ban Giám đốc.

• Đảm bảo việc theo dõi, giám sát đôn đốc các phòng ban thực hiện đúng tiến độ công việc theo yêu cầu của Ban Giám đốc.

• Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Ban Giám đốc.

• Trao đổi cụ thể công việc khi phỏng vấn.