Sales Admin Bán lẻ (làm việc tại Chi nhánh HCM)

1. Công việc thực hiện hàng ngày:
- Nhận BG chốt của NVKD làm đơn cắt, lập biên bản xác nhận sai hỏng, làm đơn tính vải
- Kiểm tra giám sát nhân viên vào bảng danh sách KTS - chăm sóc KTS
- Quản lý hệ thống lưu trữ mẫu vải mới (cắt dán / lưu vào quyển mẫu)
- Lập hợp đồng, đề nghị thanh toán, công văn đòi nợ, báo giá, đơn tính vải, thực hiện đơn cắt, đốc thúc công nợ cho các đơn hàng thuộc khối Bán lẻ. Hỗ trợ thu hồi công nợ, xử lý công nợ khó đòi, lưu giữ CO, CQ cung cấp cho NVKD
- Kiểm soát phiếu thu, tiền chuyển khoản qua hệ thống ngân hàng
- Lưu giữ toàn bộ file Hợp đồng, thỏa thuận cộng tác viên
- Sắp xếp, chuẩn bị các tài liệu, mẫu vải, dụng cụ hỗ trợ cho NVKD
- Căn cứ trên bảng giá và chính sách bán hàng của Công ty, kiểm tra báo giá, đơn tính vải, đơn cắt, biên bản xác nhận sai hỏng… của NVKD trước khi trình ký phụ trách bán hàng (ký xác nhận - chịu trách nhiệm trước phụ trách và Công ty về tính chính xác của đơn hàng liên quan. Lưu trên hệ thống theo dõi)
- Kiểm tra đối chiếu giữa báo giá và đơn cắt trước khi gửi xuống nhà máy
- Tiếp nhận, triển khai thông báo và lưu trữ các văn bản liên quan đến phòng KD Bán lẻ từ bên ngoài, từ các bộ phận, phòng ban trong Công ty…
- Kiểm tra các thiết bị điện trước khi ra về của Phòng Kinh doanh
- Hỗ trợ Phụ trách bán hàng những công việc hàng ngày, thiết lập hệ thống tổ chức quản lý của phòng Kinh doanh.
- Kiểm tra xử lý các khoản thanh toán liên quan đến đơn hàng của NVKD (thanh toán bù trừ, v/c, hoa hồng v.v....). Xử lý đơn giặt là của khách bảo hành (nếu NV cũ đã nghỉ), nhắc nhở NVKD hoàn thành đơn giặt là.
2. Công việc thực hiện định kỳ 1 lần/tháng
- Tổ chức quản lý VPP của phòng Kinh doanh
- Tổ chức đối chiếu kiểm tra hệ thống lưu trữ báo giá, đơn cắt, hợp đồng, thỏa thuận CTV, KTS.... của nhân viên với hệ thống quản lý tập trung của Công ty, phát hiện sai sót ( nếu có) nhắc nhở nhân viên trong hệ thống hoàn thành công việc.
- Theo dõi và báo cáo doanh số hàng tháng/ hàng quý/ hàng năm, đối chiếu với bộ phận Kế toán.
- Kiểm tra các đơn hàng đã lắp đặt trong tháng của bộ phận Kỹ thuật (đơn hàng do thủ kho tập hợp quản lý) với bảng tính doanh số của nhân viên để phản ánh đúng thực tế ghi nhận doanh số.
- Tiếp nhận danh sách công nợ từ phòng Kế toán/Tiếp nhận bảng công nợ của nhân viên có chữ ký xác nhận, thực hiện việc đối chiếu giữa hai bên, lưu hồ sơ
- Backup ổ chung (bảo quản, lưu trữ)
- Báo cáo doanh số, công nợ của Phòng Bán lẻ hàng tháng/ quý / năm
- Theo dõi và kiểm soát doanh số của phòng Bán lẻ. Kiểm tra doanh số, tính thưởng..... của NVKD
3. Công việc thực hiện khi có phát sinh:
- Tổ chức thực hiện, báo cáo kết quả thực hiện các kế hoạch / chương trình của phòng Bán lẻ
- Lưu hồ sơ nghỉ việc của nhân viên trong phòng (bao gồm bản cứng - bản phô tô kẹp file, bản mềm lưu ổ chung mục NV nghỉ việc)
- Update đơn cắt, thay đổi form mẫu lên hệ thống và gửi thông báo cho NV
- Báo cáo dự án, đề xuất KD ....
- Tổ chức các cuộc họp của phòng (thông báo lịch họp, thư ký cuộc họp)
- Tiếp nhận và lập bảng áp chỉ tiêu doanh số tháng / năm cho nhân viên
- Tiếp nhận xử lý khiếu nại khi phụ trách bán hàng đi vắng ( đối với nhân viên)
- Soạn thảo các công văn quyết định, quy định, chính sách kinh doanh, thực hiện viết quy trình (trình trưởng bộ phận xét duyệt) thuộc phòng Bán lẻ
- Update các quy trình/ tài liệu đào tạo của phòng
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Ban Lãnh đạo