Phó Phòng Hành Chính

1. Thực hiện các công việc HC-NS theo yêu cầu của giám đốc Hành chính Nhân sự; Ban Lãnh đạo
2. Giám sát, Quản lý theo dõi hệ thống văn thư, lưu trữ, GPKD, Con dấu; Công tác mua sắm; cung ứng; dịch vụ, Công tác Hành chính văn phòng, hậu cần, hỗ trợ; Công tác mua sắm Hành chính văn phòng, Quản lý tài sản, cơ sở vật chất…
3. Giám sát, quản lý, điều phối công tác:
- Lễ tân: Quản lý phòng họp; công tác tiếp đón khách; trực tổng đài điện thoại, chuyển phát thư từ.
- An ninh: PCCC; Đảm bảo an ninh trật tự;
- Tạp vụ: Đảm bảo không gian văn phòng sạch sẽ; gọn gàng, lịch sự; đảm bảo công tác giám sát công tác phục vụ Ban Lãnh đạo, các cấp thuộc đối tượng phục vụ.
- Đội xe: Quản lý, giám sát điều phối đội xe Công vụ; xe phục vụ Ban Lãnh đạo; kiểm soát hồ sơ xe; các định mức chi phí xe, chi phí nhiên liệu; quản lý đội ngũ tài xế; xử lý các vấn đề liên quan khác…
4. Theo dõi, hỗ trợ, giám sát, quản lý bộ phận IT theo hoàn thành chức năng, nhiệm vụ được phân công; kiểm tra các chi phí liên quan đến công việc của bộ phận IT.
5. Tham mưu soạn thảo; ban hành, cập nhật các văn bản, quy trình, quy định liên quan đến chức năng, nhiệm vụ phòng Hành chính.
6. Tham mưu soạn thảo; ban hành, cập nhật các quy định về định mức chi phí trong công tác Hành chính. Lên kế hoạch ngân sách; kiểm soát chi phí hành chính, công tác phí; các chế độ liên quan khác.
7. Đầu mối tương tác nội bộ giữa các Công ty thành viên, Đơn vị liên kết trong nội bộ Tập đoàn về các lĩnh vực được phân công. Đảm bảo việc tương tác được xuyên suốt; hài hòa; thông tin chính xác. Giữ gìn và phát triển các mối quan hệ giao tiếp trong nội bộ Tập đoàn và bên ngoài.
8. Trực tiếp điều hành, triển khai, hướng dẫn cho chuyên viên/nhân viên thuộc Phòng HC thực hiện các yêu cầu công việc có liên quan đến lĩnh vực hành chính. Quản lý các nhân viên trực thuộc thực hiện đạt hiệu quả công việc, đoàn kết, hỗ trợ và tuân thủ đúng nội quy.
9. Linh động theo từng tình huống công việc, luôn đảm bảo hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả trên cơ sở các quy trình, quy định được ban hành.