Phó Chánh Văn phòng

Mục tiêu: Đảm bảo cơ sở vật chất, chức năng hành chính - văn phòng, đối ngoại và hậu cần phục vụ cho công tác hành chính hàng ngày của công ty

1. Xây dựng kế hoạch hoạt động bộ phận hành chính:

• Xây dựng kế hoạch dựa trên yêu cầu cơ sở hạ tầng, hoạt động hành chính phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty

• Lập kế hoạch triển khai hoạt động hành chính, xây dựng các chỉ số KPI và đảm bảo cơ sở vật chất

• Rà soát, sửa đổi kế hoạch triển khai hoạt động chi tiết đã được giao phù hợp với từng thời kỳ.

2. Chỉ đạo, giám sát và thực hiện các công việc hành chính hàng ngày:

• Đảm bảo cơ sở vật chất và cải tạo vật chất cho các hoạt động (định kỳ/theo yêu cầu) đúng tiến độ và chất lượng

• Phối hợp với các phòng/ban trong việc đảm bảo cơ sở vật chất, mua sắm và tổ chức sự kiện

• Quản lý văn phòng: Chỉ đạo, giám sát và thực hiện quản lý công việc hành chính hàng ngày như: Văn thư lưu trữ, lễ tân, tạp vụ, y tế, điều phối xe văn phòng...

• Chỉ đạo, giám sát và thực hiện hỗ trợ hành chính cho phòng/ban trong các việc Tổ chức sự kiện nội bộ, truyền thông nội bộ; hỗ trợ đi công tác cho CBNV; chuẩn bị cơ sở vật chất cho NV mới, thu hồi cấp phát cơ sở vật chất... Quản lý toàn bộ tài sản của công ty: nâng cấp, cấp phát, thanh lý tài sản ... theo đúng quy trình.

• Thực hiện các thủ tục giấy phép hoạt động của công ty.

• Quản lý và đánh giá nhân viên trực thuộc.

3. Quản lý văn phòng làm việc được khai thác, sử dụng hiệu quả; Đảm bảo cơ sở hạ tầng, cảnh quan; Quản lý các dịch vụ, thuê, vận hành nhà ở bên ngoài.

4. Thực hiện quản lý công tác đối nội, đối ngoại, hậu cần cho ban lãnh đạo hoặc phục vụ đối tác, khách hàng trong & ngoài nước đến thăm và làm việc tại công ty.

5. Thực hiện tham mưu, tư vấn và báo cáo định kỳ; các công việc khác theo sự phân công của Ban lãnh đạo.