Nhân viên Văn thư lưu trữ

a. Văn thư:
- Quản lý tất cả hồ sơ, tài liệu giấy tờ của công ty, quản lý hệ thống lưu trữ văn bản, cập nhật, quản lý, lưu trữ công văn, hồ sơ, tài liệu, hình ảnh của công ty trên hệ thống vi tính và hệ thống lưu trữ hiện tại một cách đầy đủ, trình tự, khoa học và an toàn
- Quản lý, bảo quản và sử dụng con dấu theo đúng quy định của pháp luật và quy định của công ty.
- Tiếp nhận xử lý công văn đi, công văn đến và mở sổ theo dõi hoạt động.
- Tiếp nhận và lưu trữ tài liệu từ các đơn vị/ phòng ban một cách khoa học, đảm bảo phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các đơn vị và đúng thời hạn lưu giữ của luật pháp.
- Theo dõi và quản lý văn bản đi theo quy định nội bộ và pháp luật: Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số/ngày tháng ban hành văn bản; đăng ký văn bản vào sổ; ban hành văn bản trên mạng nội bộ (nếu có); sắp xếp và lưu trữ bản gốc (lập hồ sơ bản cứng và nhập file mềm theo dõi).
- Theo dõi và quản lý văn bản Đến theo quy định nội bộ và pháp luật: Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại; đăng ký văn bản vào sổ; theo dõi, đôn đốc các đơn vị giải quyết văn bản đúng hạn và lập báo cáo; Sắp xếp và lưu trữ bản gốc (Lập sồ sơ bản cứng và nhập file mềm theo dõi).
- Tiếp nhận các văn bản, hồ sơ, công văn, thông báo, hợp đồng… của các bộ phận trình ký và đóng dấu; Kiểm tra nội dung, phạm vi, quyền hạn ký duyệt hồ sơ trước khi trình cấp thẩm quyền ký đồng thời ghi vào sổ theo dõi việc đóng dấu hồ sơ
- Thực hiện việc lập giấy giới thiệu, giấy công lệnh cho nhân viên khi có yêu cầu.
- Soạn thảo công văn, thông báo và báo cáo liên quan đến công tác quản trị hành chính.
- Tổ chức, hướng dẫn công tác soạn thảo văn bản của đơn vị theo đúng mẫu quy định.
- Lập báo cáo tổng hợp công tác văn thư lưu trữ hàng tháng, quý, năm.
- Quản lý, phân phối các hồ sơ, biểu mẫu… cho các bộ phận liên quan
- Lập danh mục theo dõi, phân loại các loại hồ sơ tài liệu theo thẩm quyền ký duyệt
- Tiếp nhận và xử lý công văn đến, công văn đi.
- Lưu trữ bản gốc/ bản sao đối với các văn bản đã đóng dấu theo quy định, báo cáo cấp trên
- Tổ chức lưu trữ hồ sơ khoa học, hỗ trợ các nhân viên tại các bộ phận khác trong công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu.
- Phát hành các quy trình, quy định, thông báo của công ty trên cổng thông tin nội bộ
- In ấn, sao chụp và phân phối tài liệu theo yêu cầu Lãnh Đạo công ty khi có yêu cầu và được phê duyệt cho phép
- Phối hợp thực hiện công tác quản trị hành chính văn phòng, lên kế hoạch đặt hàng văn phòng phẩm
- Quản lý, theo dõi các chương trình, thông tin phát thanh trên hệ thống cổng thông tin công ty và khảo sát, ghi nhận tính hiệu quả
b. Lễ Tân:
- Nghe và nhận các cuộc gọi điện thoại đến công ty, chuyển cuộc gọi đến số máy người nhận hoặc ghi lại thông tin khi cần thiết; Tiếp nhận, sàng lọc và xử lý các cuộc gọi điện thoại. Chuyển giao thông tin nhanh nhạy, chính xác cho những người và bộ phận liên quan.
- Hỗ trợ Lãnh đạo công ty đón tiếp khách, hướng dẫn khách ra/vào công ty;
- Hỗ trợ sắp xếp và chuẩn bị các cuộc họp nội bộ trong công ty; nước uống, thiết bị phòng họp,…
- Tham gia tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo.
- Lên kế hoạch, đặt lịch hẹn, chuẩn bị và tổ chức các cuộc họp của Ban Giám đốc, các cuộc họp với đối tác, nhà cung cấp, làm thư ký cuộc họp khi có yêu cầu
- Tiếp nhận các bưu kiện gửi đến qua đường bưu điện, xử lý theo quy trình, làm nhật ký theo dõi việc bàn giao và ký nhận
- Đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, đặt xe đưa đón… cho chuyên gia, cán bộ, nhân viên đi công tác
- Quản lý các thiết bị sử dụng trong phòng họp một cách đầy đủ; có Check list kiểm tra các hạng mục tài sản của phòng họp đảm bảo rằng luôn đầy đủ, đặt đúng chỗ, sử dụng tốt,
- Nhận thông tin đặt phòng họp từ các bộ phận và thực hiện chuẩn bị đầy đủ các thiết bị, dụng cụ… cho nhu cầu đề xuất
- Đảm bảo rằng khi nào phòng họp cũng sạch sẽ, thoáng mát, đầy đủ nước uống, bút viết, khăn giấy…
- Hướng dẫn khách hàng, công nhân viên sử dụng các thiết bị phòng họp, thiết bị văn phòng một cách đầy đủ
- Đặt tiệc, bữa cơm thiết đãi khách theo yêu cầu công ty
- Liên hệ các cơ quan quản lý nhà nước xin cấp visa, gia hạn visa, thẻ cư trú và hộ chiếu cho các chuyên gia, cho công nhân viên công ty theo yêu cầu…
- Tham gia tổ chức các chương trình sự kiện văn hóa của Công ty.
c. Công việc khác:
- Thực hiện các công việc tạo phiếu mua và phiếu xuất kho lĩnh vực văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ của Tổng vụ trên phần mềm Bravo
- Theo dõi thời hạn, hiệu lực của các hồ sơ giấy tờ về bảo hiểm, đăng kiểm, cavet, giấy thế chấp ngân hàng (nếu có), phù hiệu xe của các xe, xe tải, xe du lịch
- Làm báo cáo tăng ca hàng ngày của các bộ phận