Nhân Viên Văn Phòng Hành Chính

NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG (ƯU TIÊN BIẾT TIẾNG NHẬT)
➡️Công việc BHXH, BHYT:
- Kiểm tra File báo tăng, báo giảm BHXH.
- Các công việc liên quan BHXH về ốm đau thai sản, cấp nhận sổ, thay đổi nơi khám chữa bệnh ban đầu, làm lại thẻ BHYT, thay đổi thông tin trên Thẻ BHYT, BHXH, nhận thẻ BHYT gửi cho nhân viên.
➡️Công việc Nhân Sự:
- ( Nếu biết tiếng Nhật) CÁC CÔNG VIỆC SỬ DỤNG TIẾNG NHẬT: Viết mail, báo cáo. (Ít giao tiếp, làm việc trực tiếp với người Nhật)
- Làm file tổng hợp các phụ cấp công tác, phụ cấp giới thiệu ứng viên, giảm trừ gia cảnh, ngày phép…
- Lấy thông tin ngưởi mới, làm file báo người mới, báo thôi việc cho quản lý sản xuất.
- Tổng hợp thông tin của người thôi việc báo cho cấp trên chi trả ngày phép, lương, báo BHXH.
- Làm hợp đồng lao động.
➡️Kế Toán
- Nhận hóa đơn, hợp đồng từ nhà cung cấp, kiểm tra thông tin, nhập kế toán đơn giản vào phần mềm công ty FOMS, AMS, tập hợp hóa đơn thành cuốn gửi kế toán nộp khai báo cáo thuế, lưu giữ hợp đồng gốc.
- Quản lý tiền mặt, các vấn đề thu chi của trụ sở chính và các chi nhánh. Dự toán các chi phí cho tiệc tất niên, các chi phí phát sinh trong các dịp lễ tết.
➡️ Quản lý phép
- Chấm phép, quản lý phép của nhân viên, thông báo ngày phép mua lại của nhân viên.
- Nhập, kiểm tra ngày phép trên hệ thống phần mềm công ty ATS.
➡️ Thủ tục pháp lý:
- Chuẩn bị hồ sơ xin các giấy phép pháp lý theo hướng dẫn của cấp trên.
- Thông báo hướng dẫn nhân viên cung cấp hồ sơ xin visa.
- Làm hồ sơ xin visa Nhật 1 năm, 90 ngày, 15 ngày cho nhân viên khi có yêu cầu từ cấp trên.
➡️ Các công việc liên quan đến nhân viên đi công tác:
- Đối với nhân viên công tác trong nước book khách sạn, hướng dẫn nhân viên đi công tác về nhà ở, di chuyển các trợ cấp…..
- Đối với nhân viên công tác nước ngoài (Nhật bản):
+ Thông báo hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ: đơn xin phép, Passport, quy định hình….
+ Tập hợp hồ sơ, chuẩn bị các giấy tờ liên quan như giấy mời, lịch trình, đơn, quyết định công tác…. Liên hệ bên công ty ủy thác nộp hồ sơ, hướng dẫn xuất hóa đơn, nhận visa khi có kết quả. Chuẩn bị hồ sơ nhập cảnh cho nhân viên khi nhập cảnh tại Nhật.
➡️Các công việc văn phòng khác:
- Làm công việc văn phòng trực tiếp tại Hồ Chí Minh như, order nước, văn phòng phẩm..
- Làm lịch vệ sinh, cập nhật và dán các thông báo quy tắc chung của trụ sở.
- Soạn, chỉnh sửa một số cam kết
- Tổ chức sinh nhật, tiệc cuối năm….
- Làm trợ lý, back up các công việc khác theo chỉ thị.