Nhân Viên Lễ Tân Hành Chính (Hà Đông)

* Thực hiện nhiệm vụ lễ tân:

- Tiếp nhận các cuộc gọi đến, cung cấp các thông tin được hỏi trong phạm vi và chuyển đến các bộ phận liên quan.

- Chuẩn bị trà nước, phòng làm việc cho TGĐ.

- Chuẩn bị đồ lễ thắp hương các ngày rằm, mùng 1, lễ tết…

- Thực hiện công tác hậu cần cho các cuộc họp, hội nghị…

- Hỗ trợ đặt lịch công tác cho BLĐ hoặc CB CNV công ty (taxi, nhà hàng, khách sạn, vé máy bay….).

- Việc tiếp nhận và chuyển thông tin đến các bộ phận được thực hiện đúng & kịp thời

- Công tác hậu cần đảm bảo kịp thời và đầy đủ.

* Quản lý bếp ăn

- Tổng hợp, kiểm tra, kiểm soát số lượng, chất lượng suất ăn hàng ngày;

- Làm thủ tục thanh toán tiền suất ăn hàng tháng.

- Kiểm tra, kiểm soát vệ sinh bếp ăn, bát đũa, nhà ăn, bàn ghế… sạch sẽ.

* Quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu:

- Tiếp nhận các công văn, văn bản, giấy tờ chuyển đến và chuyển đi, được phép giải quyết nhanh trong thẩm quyền, mở sổ theo dõi hoạt động

- Tổng hợp, kiểm tra chứng từ, văn bản,… để trình ký Ban TGĐ

- Tổ chức sắp xếp, lưu trữ các văn bản, hồ sơ, tài liệu đầy đủ, bảo đảm an toàn và khoa học; cung cấp các văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong toàn hệ thống, đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật và công ty.

- Soạn thảo công văn, thông báo và báo cáo liên quan đến công việc và công tác quản trị hành chính.

- In ấn các tài liệu cần thiết và theo yêu cầu của các phòng ban

- In ấn, sao chụp và phân phối tài liệu theo yêu cầu của lãnh đạo công ty

- Quản lý và sử dụng con dấu của công ty theo đúng quy định. Lưu trữ bản gốc/bản sao đối với các văn bản đã đóng dấu theo quy định và báo cáo cấp trên

- Tham mưu cho TBP trong việc xây dựng, cập nhật, cải tiến các quy trình, quy định nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

- 100% văn bản đến, đi được tiếp nhận, vào sổ theo dõi và chuyển đến đúng người, đúng bộ phận

- 100% văn bản, hố sơ, giấy tờ được thực hiện lưu trữ, sắp xếp khoa học, đúng quy định.

- Việc quản lý và sử dụng con dấu đảm bảo tuân thủ theo quy định của pháp luật và quy định của công ty

- 100% văn bản hành chính được soạn thảo đúng theo quy định

* Công tác hành chính

- Phụ trách mua sắm, cấp phát, quản lý văn phòng phẩm, đồng phục, BHLĐ, trang thiết bị văn phòng,….

- Làm các thủ tục thanh toán các chi phí văn phòng: điện, nước, internet, điện thoại và các chi phí hành chính phát sinh khác.

- Quản lý, giám sát, theo dõi công việc của bảo vệ, tạp vụ.

- Hỗ trợ tổ chức các sự kiện của công ty.

- Việc mua sắm, cấp phát và quản lý VPP, trang thiết bị….được thực hiện đúng quy trình và định mức cho phép

- 100% hồ sơ thanh toán được thực hiện đầy đủ, kịp thời, tuân thủ theo quy trình thanh toán đã ban hành

- 100% nhân viên: bảo vệ, tạp vụ, tuân thủ đúng quy định công ty, hoàn thành nhiệm vụ được giao

- 100% các sự kiện công ty được tổ chức theo đúng kế hoạch, đảm bảm đúng tiến độ

- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp quản lý trực tiếp