Nhân viên Lễ tân Hành chính

- Quản lý văn phòng phẩm của công ty: nhận các đề xuất VPP, lập đề xuất mua VPP 1lần/tháng, cấp phát VPP theo yêu cầu, hàng tháng rà soát lại số lượng VVP tồn để theo dõi việc nhập, cấp phát VPP, tồn VPP.
- Quản lý, lập và phân phát các biểu mẫu: lưu các biểu mẫu, chủ động thông tin cho các bộ phận về tình hình sử dụng biểu mẫu khi có phát sinh.
- Tiếp nhận các loại công văn vào sổ công văn đến. Phân loại và chuyển văn bản đến các bộ phận liên quan. Khi chuyển giao công văn, giấy tờ, phải yêu cầu người đại diện nhận ký vào sổ giao văn bản.
- Trả lời điện thoại. Phát hành văn bản đối ngoại, đối nội của Công ty bằng các hình thức: Bưu điện; fax; trực tiếp...
- Quản lý hệ thống số của công ty: Hợp đồng mua bán; công văn đi, Quyết định và các văn bản khác...
- Quản lý con dấu và đóng dấu theo quy định.
- Đánh máy, photocopy, bảo quản các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc được giao.
- Ghi nhận thông tin của khách và chuyển thông tin theo yêu cầu.
- Lập lịch họp, theo dõi, nhắc nhở TP HC-NS/ Ban Tổng Giám Đốc chuẩn bị cho cuộc họp của công ty.
- Tổng hợp báo báo các bộ phận phòng ban chuyển Trưởng phòng hàng tuần.
- Tiếp và hướng dẫn khi khách đến công ty.
- Quản lý các loại hợp đồng: Lập file để lưu các loại hợp đồng theo thứ tự trong danh mục.
- Mua sắm vật tư, trang thiết bị văn phòng, theo dõi bảo trì, bảo dưởng, sữa chữa khi có hư hỏng.
- Thực hiện các công việc khác do Trưởng phòng phân công.