Nhân viên Lễ tân

1. Công tác lễ tân:
- Chào đón khách đến liên hệ công tác, mời nước và hướng dẫn khách ngồi đợi trong thời gian thông báo cho các cá nhân/ đơn vị liên quan; trả lời/ phản hồi cho khách trong trường hợp người mà khách cần gặp đi vắng hoặc từ chối cuộc gặp;
- Sắp xếp, chuẩn bị phòng họp, nước uống cho các cuộc họp theo yêu cầu của Ban lãnh đạo hoặc theo kế hoạch làm việc đã đăng ký của các phòng ban/ đơn vị.
2. Công tác trực tổng đài điện thoại và nhận/ phát thư từ, bưu phẩm:
- Nhận các cuộc gọi từ bên ngoài gọi đến tổng đài và chuyển cuộc gọi cho các cá nhân/ đơn vị liên quan (chỉ gác máy để kết nối cuộc gọi từ bên ngoài đến máy nội bộ sau khi đã xác nhận thông tin tiếp điện thoại của người nhận); trả lời/ phản hồi cho người gọi trong trường hợp không kết nối được hoặc người được yêu cầu nhận điện thoại từ chối cuộc gọi;
- Nhận và chuyển thư từ, công văn, bưu phẩm… từ khách hàng/ đối tác gửi đến cho các cá nhân/ đơn vị liên quan;
- Nhận và lập thủ tục gửi thư từ, công văn, bưu phẩm… của các phòng ban/ đơn vị đến khách hàng/ đối tác theo yêu cầu;
- Quản lý thẻ taxi và cấp phát cho các cá nhân/ đơn vị sử dụng theo quy định của Công ty; thu hồi biên lai sử dụng taxi của người sử dụng để đối chiếu hàng tháng;
- Đề xuất thanh toán các chi phí: điện thoại, taxi, bưu phẩm; lập bảng so sánh định mức điện thoại và taxi hàng tháng.
3. Công tác khác:
- Soạn thảo các công văn, thông báo… liên quan đến công việc đảm nhiệm khi có phát sinh theo yêu cầu của cấp trên;
- Phối hợp và hỗ trợ nhân viên Tạp vụ trong việc theo dõi và đề xuất trang bị dụng cụ vệ sinh/ tạp vụ;
- Hỗ trợ công tác nhận/ gửi thư từ, bưu phẩm, hồ sơ chứng từ… cho các đơn vị thành viên/ liên kết của Công ty khi có yêu cầu;
- Thực hiện các báo cáo về công tác được giao theo yêu cầu công việc;
- Thực hiện các công việc hành chính khác theo sự phân công của Giám đốc/ Phó Giám đốc Ban Hành chính.