Nhân viên Hợp đồng, Khách hàng

1. Nhiệm vụ
- Tìm hiểu các quy định của pháp luật liên quan đến dự án, pháp lý dự án, pháp luật dân sự và các quy định của pháp luật liên quan đến dự án phụ trách để xử lý các vấn đề liên quan đến hợp đồng;
- Tập hợp hồ sơ (pháp lý, phụ lục liên quan) liên quan đến Hợp đồng mẫu, xem xét, góp ý đối với dự thảo Hợp đồng mẫu (số liệu, thông số, hình thức…) và các tài liệu đính kèm;
- Dự thảo mẫu văn bản cam kết các nội dung cam kết ngoài hợp đồng thường phát sinh;
- Xem xét, góp ý, đề xuất phương án hiệu chỉnh Hợp đồng mẫu khi có sự thay đổi về cơ sở pháp lý, thông tin, số liệu nguồn được ghi nhận trong hợp đồng; chính sách bán hàng từng thời kỳ.
- Điền số liệu, thông tin phù hợp với từng sản phẩm và từng khách hàng vào hợp đồng;
- In ấn hợp đồng đã được điền đầy đủ số liệu, thông tin, kiểm soát tài liệu đính kèm hợp đồng như: phụ lục, phụ đính, văn bản cam kết…;
- Kiểm tra thông tin, chữ ký, con dấu của các bên ký kết hợp đồng;
- Kiểm soát bộ nhận diện thương hiệu dự án liên quan đến hợp đồng như: giấy in, bìa, hộp/túi đựng trả hợp đồng.
- Kiểm soát số lượng hợp đồng, kiểm soát quy trình luân chuyển, bàn giao, lưu trữ hợp đồng cho khách hàng và bộ phận liên quan;
- Thẩm định, xem xét yêu cầu/đề xuất của khách hàng nằm ngoài nội dung văn bản cam kết mẫu đã phê duyệt; đề xuất phương án xử lý, soạn dự thảo văn bản/đề xuất văn bản mẫu phù hợp với yêu cầu của khách hàng, phù hợp với chủ trương đã được phê duyệt/chính sách Công ty/quy định của pháp luật;
- Trong quá trình triển khai hợp đồng, ghi nhận, báo cáo nội dung, điều khoản hợp đồng không phù hợp/mâu thuẫn với tình trạng thực tế/pháp lý dự án/số liệu nguồn; đề xuất phương án xử lý;
- Kiểm tra điều khoản, nội dung liên quan đến hợp đồng khi có yêu cầu/thắc mắc trong quá trình thực hiện hợp đồng;
- Tóm tắt thông tin hợp đồng, góp ý, đề xuất phương án xử lý/trả lời khi có tranh chấp, khiếu nại, thắc mắc liên quan đến điều khoản, nội dung hợp đồng;
- Thống kê, cập nhật tất cả các thông số trên hợp đồng; cảnh báo phòng ban liên quan đến các cam kết trong hợp đồng và các văn bản liên quan.
- Tìm hiểu, nghiên cứu các chuyên đề pháp lý liên quan đến nội dung hợp đồng;
- Lưu trữ hợp đồng, tài liệu, hồ sơ liên quan đến Hợp đồng mẫu, hợp đồng và tài liệu liên quan;
- Thực hiện đầy đủ báo cáo định kỳ và đột xuất (nếu có) khi Trưởng phòng yêu cầu.
2. Trách nhiệm
- Đảm bảo số liệu, thông tin trong hợp đồng chính xác, đầy đủ theo số liệu nguồn/chính sách, thông tin, thông báo từ các phòng ban cung cấp;
- Đảm bảo tuân thủ đúng mẫu hợp đồng, số liệu, chủ trương, chính sách và phù hợp với quy định của pháp luật;
- Đảm bảo quyền lợi cho Công ty, hạn chế, giảm thiểu rủi ro cho Công ty trong các hợp đồng, đảm bảo tuân thủ theo quy định của Công ty, pháp luật;
- Bảo mật các thông tin, dữ liệu hợp đồng;
- Đảm bảo xử lý nhanh chóng, kịp thời, đúng tiến độ yêu cầu/công việc của phòng ban.