Nhân viên Hành chính, Lễ tân

1. Tiếp đón khách đến giao dịch và công việc hành chính

• Lễ tân là hình ảnh công ty. Do vậy cần chú trọng vào ăn mặc và giao tiếp
• Khi có khách đến giao dịch cần hỏi khách gặp cá nhân/phòng ban nào, đã hẹn trước hay chưa. Sau đó, truyền thông tin đến cá nhân/ Phòng ban khách cần gặp
• Mời khách vào Phòng họp, tiếp nước mời khách
• Trục điện thoại và giải đáp thông tin trong quyền hạn của mình hoặc chuyển thông tin đến cá nhân/ bộ phận khi có yêu cầu từ khách

2. Quản lý và sử dụng con dấu, lưu trữ văn thư

• Kiểm tra văn bản và chữ ký chính xác của Người có thẩm quyền được đóng dấu trước khi đóng
• Con dấu sau khi sử dụng phải được cất vào tủ hoặc két sắt có khoá cẩn thận
• Nhận và chuyên công văn tài liệu nội bộ giữa Ban lãnh đạo và các Phòng ban/bộ phận, giữa Công ty và các cơ quan, đối tác bên ngoài
• Quản lý công văn đi – đến theo quy định
• Phân loại, sắp xếp và lưu trữ các văn bản nội bộ, quyết định, để xuất…. check lists rõ ràng từng loại văn bản, giấy tờ bản cứng và hệ thống server của Công ty

3. Thực hiện và theo dõi thanh toán các khoản chi phí hành chính

• Chi phí nước uống văn phòng, văn phòng phẩm, gửi xe cán bộ, nhân viên, máy in, điện thoại, mực máy in, dịch vụ bảo vệ, lao công, chuyển phát nhanh….
• Thực hiện,Tổng hợp các yêu cầu VPP của các Phòng ban.