Nhân viên Hành chính, Lễ tân

1. Công tác khánh tiết, hậu cần:
- Tổ chức tiếp tân, đưa đón khách đến Công ty làm việc theo chỉ đạo của Ban lãnh đạo và Trưởng bộ phận;
- Chuẩn bị hậu cần cho phòng Ban Lãnh đạo (cốc, trà, nước hàng ngày: buổi sáng trước 7h30, buổi chiều trước 13h);
- Chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp theo lịch hoặc các cuộc họp bất thường (cốc, trà, nước đầy đủ, đảm bảo bàn ghế sạch sẽ gọn gàng, khởi động các thiết bị cần thiết trước khi cuộc họp diễn ra 30 phút);
- Đặt vé máy bay, khách sạn cho Ban Lãnh đạo, CBNV và khách (nếu có) đi và đến công tác tại địa bàn Công ty. Chuẩn bị các tặng phẩm cho các buổi tiếp khách, hội họp và làm thủ tục thanh toán các khoản này.
2. Công tác tiếp nhận thông tin, xử lý hồ sơ:
- Quản lý và trực tổng đài điện thoại, tiếp nhận các cuộc gọi đến, chuyển cuộc gọi đến các cán bộ, nhân viên liên quan. Ghi nhận thông tin của khách hàng, cán bộ nhân viên và chuyển thông tin theo yêu cầu;
- Tiếp nhận, xử lý, theo dõi báo, tạp chí, thư tín từ bên ngoài chuyển đến. Lập sổ theo dõi, chuyển đến các phòng/ban liên quan và có ký xác nhận đầy đủ.
3. Đảm bảo các dịch vụ phục vụ công việc:
- Thực hiện mua sắm, cấp phát Văn phòng phẩm, Chuyển phát nhanh thư, đổ mực máy in, máy photo, nước uống, ... tại Văn phòng Công ty;
- Quản lý, theo dõi tình hình sử dụng tài sản, trang thiết bị tại Văn phòng Công ty. Phối hợp với phòng Công nghệ thông tin lập lịch bảo trì, sửa chữa các loại tài sản của Công ty;
- Tham gia kiểm kê, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Trưởng BP HC-TH;
- Quản lý hệ thống nước uống của Văn phòng Công ty. Đảm bảo nước uống cho các CBNV trong Văn phòng và nước uống trên xe ô tô của Công ty. Tổng hợp tình hình sử dụng nước hàng tháng báo cáo với Trưởng BP HC-TH.
4. Theo dõi chấm công CBNV văn phòng:
- Theo dõi, lập bảng tổng kết chấm công vân tay, gửi mail thông báo cho các Ban/Phòng;
- Nhắc nhở CBNV vi phạm quy định về thời gian làm việc (đi muộn, về sớm).
5. Hỗ trợ công tác tâm linh: hỗ trợ cán bộ phụ trách công tác Tâm linh;
- Đảm bảo trà, nước thay mới hàng ngày, mua sắm, sắp xếp đồ lễ theo định kỳ (Mùng 1, rằm) và phát sinh theo yêu cầu của cấp trên.
6. Quản lý xe ô tô văn phòng:
- Thực hiện công tác điều đông xe văn phòng đưa đón Ban Lãnh đạo, CBNV trong Công ty và Khách;
- Kiểm tra hồ sơ thanh toán chi phí xăng dầu, hạn kiểm định, bảo hiểm xe…;
- Nhắc nhở lái xe lịch bảo dưỡng định kỳ;
- Phối hợp với lái xe báo cáo Trưởng BP HC-TH xử lý các vấn đề phát sinh (nếu có).
7. Quản lý các chi phí Hành chính:
- Theo dõi, cập nhật về toàn bộ chi phí hành chính định kỳ và phát sinh hàng tháng. Báo cáo Trưởng BP HC-TH toàn bộ chi phí hành chính trước ngày 05 của tháng kế tiếp;
- Thực hiện thanh toán các chi phí điện, nước, điện thoại và thanh toán kịp thời các chi phí HC đó; Quản lý hoạt động của đồng hồ treo tường, định kỳ thay pin.
8. Hỗ trợ công việc hành chính, sự kiện nội bộ:
- Soạn thảo các văn bản hành chính liên quan theo chỉ đạo của Trưởng BP HC-TH;
- Phối hợp với cán bộ phòng Nhân sự tổ chức các sự kiện, các hoạt động văn hóa Công ty (sinh nhật, Lễ Tết, 8/3, 20/10, Tiệc liên hoan, Tất niên,…).
9. Các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.