Nhân Viên Hành Chính, Lễ Tân

Soạn thảo văn bản: Soạn thảo các thông báo của văn phòng Công ty gửi các phòng ban. Soạn thảo nội quy, quy định trang phạm vi công việc hành chính văn phòng công ty.
Quản lý tài sản trang thiết bị văn phòng:
- Kiểm kê tài sản công cụ văn phòng định kỳ hàng quý từ ngày 26-30 hoặc đột xuất theo yêu cầu.
- Lập kế hoạch mua sắm bổ sung trang thiết bị văn phòng. Đề xuất điều chuyển và thanh lý các công cụ dụng cụ văn phòng.
- Theo dõi, bảo trì bảo dưỡng định kỳ các trang thiết bị văn phòng đảm bảo hoạt động tốt.
Quản lý chi phí văn phòng: - Liên hệ các nhà cung cấp VPP, photo tài liệu, mực in, nước uống …cho các phòng ban trong công ty theo hạn mức được phê duyệt;
- Thanh toán các chi phí VPP, photo, điện nước…theo hạn mức được phê duyệt;
- Đặt vé máy bay, vé tàu cho CBNV điều động công tác.
- Mua sắm đồ lễ rằm, mùng một lễ đầu năm, cuối năm, rằm tháng 7…
Công tác Văn thư - Lưu trữ:
- Tiếp nhận và chuyển thư từ, điện tín, báo chí, công văn đi đến của Công ty.
- Quản lý và kiểm soát việc sử dụng con dấu theo đúng quy định Công ty, Quy định của Nhà nước;
- Xử lý công văn đi đến, Hợp đồng…theo đúng quy định văn thư lưu trữ;
- Cung cấp hồ sơ tài liệu cho các phòng ban, bộ phận. Bàn giao, mượn hồ sơ theo đúng Quy định Công ty.
- Quản lý kho lưu trữ của Công ty, hướng dẫn các phòng ban đơn vị trong Công ty chuyển giao hồ sơ tài liệu lưu trữ lịch sử theo quy định.
- Thực hiện in ấn, sao lưu tài liệu theo đúng quy định.
Công tác Lễ tân:
- Đón tiếp, hướng dẫn khách và phục vụ trà nước.
- Trực, nhận điện thoại gọi đến Công ty.
- Tiếp nhận và giải quyết trực tiếp các thắc mắc, phàn nàn, yêu cầu của khách.
- Theo dõi chấm công CBCNV
- Điều động xe văn phòng.
- Dọn dẹp khu Lễ tân, phòng họp.
Công tác hậu cần:
- Chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức, phục vụ khi có hội họp, hội nghị, lễ Tết..
- Bố trí văn phòng làm việc khoa học.
- Duy trì vệ sinh văn phòng sạch đẹp.
- Hỗ trợ các công việc của phòng và các phòng ban khi có yêu cầu.