Nhân Viên Hành Chánh Nhân Sự

Chịu trách nhiệm cho các phần sau:

Phép năm:
- Theo dõi, tổng hợp phép năm tại chi nhánh
- Định kỳ thông báo số lượng phép tồn để mọi người sắp xếp nghỉ phép, tránh trường hợp dồn vào cuối năm

Tiếp tân:
- Nhận cuộc gọi và chuyển thông tin khách hàng đến bộ phận phụ trách, đặc biệt là phòng kinh doanh thủy sản
- Tiếp nhận, hướng dẫn thay dép khi khách đến liên hệ công việc
- Chuẩn bị bàn, ghế, phòng, trà, nước tiếp khách

Thông báo, công văn, quyết định:
- Tiếp nhận, quản lý và chuyển đến bộ phận phụ trách tất cả các công văn, giấy tờ. Đầu mối gửi các văn bản ra ngoài công ty
- Soạn thông báo, công văn khi có yêu cầu
- Theo dõi, hướng dẫn ghi số công văn, thông báo tại chi nhánh

Điện, nước, nhà xưởng, nhà xe:
- Theo dõi, kiểm tra số liệu điện, nước, tiền thuê nhà xưởng, nhà xe hàng tháng
- Kiểm tra, đối chiếu chi phí so với tháng trước
- Tập hơp, gửi hồ sơ về P. HCNS để làm thủ tục thanh toán
- Báo cáo khi có bất thường về lượng điện, nước tiêu thụ
- Làm việc với Tài Lộc khi có sai sót về: Hóa đơn, số liệu
- Nhận bàn giao, quản lý và mua các vật dụng cần thiết cho nhà xe

Hồ sơ, tài liệu, biểu mẫu:
- Lưu, cập nhật đầy đủ hồ sơ pháp lý, hồ sơ PCCC, công văn đi đến, hợp đồng, … tại chi nhánh
- Quản lý, cập nhật và phân phối tất cả các biểu mẫu liên quan đến HCNS

Văn phòng phẩm:
- Theo dõi tình hình sử dụng văn phòng phẩm
- Kiểm tra số lượng tồn trước khi đặt mua đợt tiếp theo
- Đề nghị mua
- Cấp phát, nhận lại đồ gãy, hư trường hợp cấp thay thế

Trang thiết bị văn phòng:
- Theo dõi, quản lý toàn bộ trang thiết bị văn phòng hiện hữu tại chi nhánh
- Đề xuất sửa, mua mới khi có nhu cầu

Công việc bên ngoài:
- Photo, công chứng, in màu, vận chuyển thư từ, qua lại giữa dược và chi nhánh, tặng quà CA khu vực, PCCC, nộp hồ sơ các cơ quan bên ngoài: CA Phường, CS PCCC,….

Khác:
- Hỗ trợ P. HCNS khi có yêu cầu: Tìm nhà cung cấp và đặt mua bàn ghế, tủ hồ sơ cho dược và chi nhánh
- Chuẩn bị hồ sơ pháp lý cho các buổi kiểm tra định kỳ: PCCC, kiểm tra chuyên ngành, …..
- Phổ biến nội quy lao động đến nhân sự mới hoặc phổ biến toàn thể nhân sự khi có bản nội quy mới
- Theo dõi tình hình vệ sinh trong và khu vực quanh xưởng: Hợp đồng + thanh toán tiền thu gom rác thải sinh hoạt,…..
- Điều xe: Công tác, mua dầu,….
- Tạm ứng, quản lý, chi – thu, hoàn ứng tiền quỹ tại chi nhánh
- Quản lý, đặt mua thuốc cho tủ thuốc y tế
- Quản lý tài khoản thư viện pháp luật
- Kiểm tra chứng từ nhập kho (nhận từ kế toán kho), trình ký
- Đổi mực in
- Lấy nước uống tại công ty chính