Hành chính nhân sự, Pháp lý

A. PHÁP LÝ

1. Soạn thảo và rà soát các điều khoản trong Hợp đồng thương mại, Hợp đồng lao động, các Quyết định, Quy chế, Nội quy, Công văn, Thông báo…

- Theo sự chỉ đạo của Ban Giám đốc điều hành và Cố vấn pháp luật phân công nhiệm vụ.

2. Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ pháp lý phục vụ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;

- Sổ đăng ký cổ đông/thành viên, Giấy chứng nhận phần vốn góp, Biên nhận góp vốn;

- Soạn và cập nhật thang, bảng lương theo quy định pháp luật;

- Giấy phép hoạt động trong các lĩnh vực ăn uống: Phòng cháy chữa cháy, An toàn vệ sinh thực phẩm;

- Tổng hợp hồ sơ nguồn gốc: Hóa đơn thực phẩm, phụ gia, gia vị, thức uống, nước máy, nước đá bổ sung hồ sơ An toàn thực phẩm tháng;

- Các giấy tờ khác

3. Làm việc với các cơ quan chức năng

- Liên hệ làm việc các Cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện các thủ tục pháp lý;

- Đại diện trao đổi, tiếp nhận và trực tiếp xử lý các vấn đề về pháp lý của Công ty và theo phân công của Ban Giám đốc.

4. Thực hiện công tác khác do Cố vấn pháp luật phân công

- Theo sự phân công trực tiếp từ Cố vấn pháp luật (nếu có)

5. Thực hiện công việc khác do Ban Giám Đốc phân công

- Mở tài khoản Ngân hàng cho Công ty

- Các công tác khác theo yêu cầu

B. HÀNH CHÍNH - NHÂN SỰ

1 Tuyển dụng nhân sự theo nhu cầu của Công ty

- Đăng tuyển, thông báo kết quả và gửi yêu cầu bổ sung danh mục hồ sơ cho ứng viên.

- Quản lý hồ sơ ứng viên.

2 Công tác liên quan đến biến động nhân sự

- Thủ tục nhận việc (chuẩn bị hồ sơ nhận việc và xúc tiến ký Hợp đồng, kiểm tra hồ sơ nhận việc của nhân viên, phổ biến Nội quy, quy định, quy chế, chế độ, cấp phát đồng phục).

- Thủ tục nghỉ việc (chuẩn bị Quyết định chấm dứt/Thông báo thôi giữ chức vụ, nhận hoàn trả đồng phục, các thủ tục BHXH).

- Lập, quản lý và cập nhật danh sách nhân viên khi có thay đổi.

- Chuẩn bị Hợp đồng lao động, Phụ lục, Thỏa thuận liên quan và xúc tiến ký kết, thực hiện các thủ tục BHXH, cập nhật biến động lao động theo quy định.

- Quản lý hồ sơ và Hợp đồng nhân viên.

- Lập Sổ Quản lý lao động.

- Lập, trình ký và nộp các báo cáo về lao động, chính sách theo quy định của pháp luật (khai trình lao động, tình hình thay đổi lao động định kỳ, an toàn vệ sinh lao động, tai nạn lao động).

- Cập nhật biến động lao động trước ngày 03 tháng biến động.

- Tham gia hội họp liên quan đến nhân sự.

- Tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho người lao động theo sự phân công của Ban Giám đốc.

3. Soạn thảo và phổ biến các văn bản liên quan đến công tác nhân sự

- Nội quy, quy định, quy chế, chính sách lương – thưởng, chế độ phúc lợi, bộ Q&A.

4. Công tác liên quan đến công đoàn

- Thủ tục hành chính, ngân hàng; Văn bản, hồ sơ có liên quan (Quy chế, cập nhật Danh sách đoàn viên, ...).

5. Làm việc với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền liên quan đến lao động

- Ủy ban nhân dân, Phòng ban chuyên môn, BHXH, Liên đoàn lao động, ...

6. Chuẩn bị hồ sơ lao động pháp lý, trực tiếp/hỗ trợ tiếp đoàn thanh tra, kiểm tra liên quan đến lao động

7. Chấm công các cơ sở, tổng hợp công và thay đổi nhân sự các bộ phận gửi cho kế toán

- Cập nhật biểu mẫu chấm công.

- Tải nhật ký chấm công từ máy, xử lý và thẩm định dữ liệu chấm công từ các bộ phận.

- Xác nhận công với các cơ sở và gửi bảng công chốt cho Kế toán.

8. Quản lý đồng phục nhân viên

- Cấp phát và nhận hoàn trả đồng phục.

- Kiểm soát đồng phục cấp phát, tồn bằng file.

- Lập Báo cáo sử dụng đồng phục định kỳ hàng năm.

9. Kiểm soát dữ liệu ngày phép của nhân viên

10. Các công tác liên quan đến hành chính

- Xếp lịch làm trực vệ sinh Văn phòng .

- Tổng hợp lịch làm việc của các Trưởng bộ phận theo tuần.

- Trực điện thoại, xếp lịch phỏng vấn, lịch họp, ...

- Quản lý tổng quan vệ sinh văn phòng.

- Thông tin số lượng Văn phòng phẩm cần bổ sung hàng tháng cho Bộ phận Kế toán.

- Liên hệ với nhà cung cấp/bên thứ ba để giải quyết các vấn đề liên quan đến thiết bị, dịch vụ của Văn phòng: Máy in, Máy chấm công, Cây xanh, điện, nước, máy lạnh, ...

- Soạn thảo các văn bản hành chính theo yêu cầu.

- Lưu trữ, quản lý công văn, hồ sơ Công ty, quản lý hợp đồng (kiểm tra và thông báo Hợp đồng đến hạn, soạn và in ấn các Hợp đồng, được phê duyệt).

11. Công tác Văn thư

- Tiếp nhận và xử lý văn bản đi/đến, dự thảo các Biên bản, Hợp đồng, Quyết định, Thông báo, Báo cáo, Thư mời, Công văn,... theo yêu cầu của HR Manager hoặc của Ban Giám Đốc.

- Sắp xếp, lưu trữ công văn, tài