Chuyên viên Văn thư lưu trữ (Upto 14m)

* Nhân viên Văn thư lưu trữ, Hành chính_ Phòng Hành chính nhân sự:

- Tổng hợp, kiểm tra hồ sơ nhân sự, đôn đốc hoàn chỉnh hồ sơ theo đúng quy trình yêu cầu. Tiến hành bảo quản theo quy định.

- Lập hồ sơ lưu trữ (bản cứng, bản mềm) nhằm thuận tiện cho việc tìm kiếm trích xuất thông tin định kỳ, đột xuất

- Trình ký, đóng dấu công văn đi. In ấn, sao chụp và phân phối tài liệu theo yêu cầu. Lưu trữ, bảo quản bản gốc.

- Soạn thảo công văn, thông báo liên quan đến các công việc và công tác quản trị hành chính.

- Quản lý, sắp xếp văn thư, thư từ, hồ sơ từ doanh nghiệp gửi ra bên ngoài, đảm bảo đúng thời gian, đúng người. Lưu trữ đầy đủ thông báo hoàn thành gửi hồ sơ.

- Lưu thông tin vào phần mềm/sổ lưu trữ, sử dụng mã phân loại theo nhóm hồ sơ gửi đi/gửi đến/lưu kho hoặc theo từng nhóm nội dung. Sắp xếp hồ sơ khoa học, tra cứu dễ dàng.

- Đánh dấu các hồ sơ lưu trữ, nhập mã đánh dấu vào phần mềm hoặc sổ lưu trữ trước khi cất vào kho để thuận lợi tìm kiếm.

- Theo dõi, giám sát quy trình lưu thông của những hồ sơ từ các phòng ban (gửi đến/gửi đi), kịp thời hỗ trợ nếu phát sinh sự cố.

- Hỗ trợ ban lễ tân bố trí phòng họp, đón tiếp khách, đối tác tại văn phòng khi có yêu cầu.

- Hỗ trợ công tác quản trị văn phòng khi có yêu cầu.

- Phối hợp công tác hành chính khác theo ngành dọc.

- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của quản lý trực tiếp.