Chuyên viên Văn thư lưu trữ

• Tiếp nhận văn bản, thư từ, hồ sơ từ bên ngoài chuyển đến doanh nghiệp, sắp xếp và chuyển nhanh đến các bộ phận liên quan.
• Quản lý, sắp xếp chuyển văn thư, thư từ, hồ sơ từ doanh nghiệp gửi ra bên ngoài, đảm bảo đúng thời gian, đúng người nhận. Lưu trữ đầy đủ thông báo hoàn thành gửi hồ sơ, nhất là những bản chính/ bản gốc
• Lưu thông tin vào phần mềm / sổ lưu trữ, sử dụng mã phân loại theo nhóm hồ sơ gửi đi / gửi đến / lưu kho …, hoặc theo từng nhóm nội dung
• Đánh dấu các hồ sơ lưu trữ, nhập mã đánh dấu vào phần mềm hoặc sổ lưu trữ… trước khi cất vào kho để thuận lợi tìm kiếm khi cần
• Theo dõi, giám sát quy trình lưu thông của những hồ sơ từ các phòng ban (gửi đến / gửi đi), kịp thời hỗ trợ nếu phát sinh sự cố.
• Trực tiếp soạn thảo văn bản, tài liệu, văn thư báo cáo… theo chỉ thị và gửi đến các bộ phận liên quan
• Trực tiếp in ấn, photo,scan tài liệu gửi đến nhiều phòng ban. Lưu trữ, bảo quản bản gốc.
• Giữ gìn, bảo quản cẩn thận con dấu (của công ty, của lãnh đạo); bản chính/ bản gốc văn bản
• Thực hiện việc quản lý và sử dụng con dấu.
• Lưu trữ các hợp đồng, bản thỏa thuận hợp tác. Thực hiện nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành theo quy định;
• Thực hiện việc thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu;
• Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ tài liệu, bảo quản an toàn hồ sơ;
• Quản lý kho lưu trữ thuộc phạm vi được giao quản lý; cung cấp tài liệu lưu trữ theo quy định.
• Báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ định kỳ và theo quy định;