Chuyên Viên Hỗ Trợ Hành Chính (Huấn Luyện)

1. Nghiệp vụ hành chánh với các khoá huấn luyện quan trọng và định kỳ
- Khoá cấp chứng chỉ (MBSU), khoá cấp quyền tư vấn sản phẩm (MBFS)
+ Tổng hợp đăng ký khoá học huấn luyện định kỳ hàng tháng
+ Lên kế hoạch chuyển tài liệu huấn luyện về các địa điểm văn phòng có huấn luyện
+ Lập danh sách ứng viên tham dự huấn luyện/ danh sách điểm danh
+ Thực hiện tổng hợp báo cáo kết quả ngày 1, và điểm danh toàn khóa
+ Tải danh sách đủ điều kiện dự thi lên hệ thống IRT, và thông báo kế hoach thi (ngày giờ thi) cho Chuyên viên Huấn luyện và AD tham gia huấn luyện (đới với hình thức thi tập trung trực tuyến tại cơ sở IRT)
+ Gửi danh sách đủ điều kiện dự thi và tải đề thi viết (IRT cung cấp) đến Chuyên viên Huấn luyện và AD tham gia tổ chức thi (đối với hình thức thi viết)
+ Tải kết quả thi (diểm thi) lên hệ thống IRT
+ Hậu kiểm bài thi viết theo phân công
+ Lập các báo cáo hoàn thành MBSU/MBFS, gửi ATD Head và các phòng ban liên quan
+ Kiểm tra điều kiện Thi lại đối với các khóa MBSU/MBFS
+ Chạy số liệu, báo cáo, chuẩn bị quà, chứng chỉ, cho các khóa MBSU/MBFS theo định kỳ
2. Công tác thiết lập, triển khai, theo dõi phê duyệt các tờ trình YCMS với các hoạt động:
+ Chi phí hậu cần tổ chức các khóa đào tạo
+ Chi phí quà tốt nghiệp
+ Chi phí thuê địa điểm huấn luyện và tổ chức thi
+ Các chi phí khác phát sinh trong hoạt động đào tạo và quản lý đào tạo
+ Tờ trình công tác của các Chuyên viên Huấn luyện, Trưởng phòng Huấn luyện Miền, Trưởng Phòng Đào tạo & phát triển đại lý toàn quốc
3. Công tác thanh toán chi phí, theo dõi ngân sách của Phòng
- Phối hợp Phòng kế toán trong các khoản dự chi tháng kế tiếp, các khoản mục đã sử dụng trong ngân sách hoạt động đào tạo huấn luyện
- Thanh toán các chi phí in ấn, quà tặng, thuê giảng viên ngoài
- Tổng hợp thanh toán chi phí công tác cho Chuyên viên Huấn luyện và Chuyên viên Huấn luyện cộng sự (AST)
- Chuẩn bị hậu cần cho các khóa huấn luyện dành cho các cấp quản lý và các khóa dành cho Giám đốc kinh doanh AD+ (Danh sách điểm danh, di chuyển, lưu trú, cơm trưa, văn phòng phẩm, quà tặng,..vv)
- Theo dõi ngân sách của Phòng
- Quản lý tài liệu huấn luyện
4. Công tác thiết lập các báo cáo định kỳ và theo nhu cầu :
- Báo cáo khóa Huấn luyện MBSU (Đăng ký, Có mặt, đủ điều kiện thi, dự thi, thi đậu..) theo khóa/batch
- Báo cáo khóa Huấn luyện MBFS theo khóa/batch
- Báo cáo các khóa Huấn luyện khác như MBG/MBS/MBP/Sản phẩm mới/AD+
- Báo cáo số liệu đào tạo hàng tháng, danh sách AD/AST tham gia giảng dạy các khóa MBSU/MBFS hàng tháng
- Báo cáo khấu trừ lệ phí thi IRT
- Báo cáo chi phí thuê địa điểm tổ chức Huấn luyện MBSU/MBFS và tổ chức thi MBSU
- Thiết lập lư trữ các báo cáo chứng từ kiểm toán
5. Các công tác phát sinh theo yeu cầu từ Trưởng phòng đào tạo & phát triển đại lý toàn quốc và phối hợp với các phòng ban lien quan khi có yêu cầu phát sinh