Chuyên Viên Hành Chính (Phòng Thủ Tục Pháp Lý Doanh Nghiệp)

Công ty Cổ phần Tập đoàn đầu tư địa ốc No Va (Novaland Group)

Mức lương: 15 - 18 triệu Kinh nghiệm: 1 năm Nơi làm việc: Tp Hồ Chí Minh

Trình độ: Cao đẳng Đã hết hạn

Click vào đây để xem tuyển dụng Chuyên Viên Hành Chính mới nhất

Nộp đơn Lưu việc làm

Mô tả công việc

Nhiệm vụ 1: Thực hiện soát xét hồ sơ, trình ký, lưu trữ:
1.1 Kiểm soát hồ sơ trước khi đi trình ký, trình ký và theo dõi hồ sơ luân chuyển, Kiểm soát hồ sơ đúng form theo ISO;
1.2 Tổ chức lưu trữ, kiểm soát việc trích xuất đối với toàn bộ các hồ sơ ra/ vào;
1.3 Phối hợp thực hiện, kiểm soát và nhắc nhở các thành viên trong phòng lưu trữ đầy đủ các tài liệu liên quan.

Nhiệm vụ 2: Thực hiện các công việc hành chính
2.1 Nhắc nhở các thành viên trong phòng báo cáo và tổng hợp báo cáo;
2.2 Theo dõi và thực hiện các khoản thanh khoản chi phí của phòng ban;
2.3 Quản lý Văn phòng phẩm, tài sản khu vực của PB, chấm công hàng tháng, hỗ trợ đặt VPP & NYP, thực hiện các phiếu yêu cầu, hỗ trợ nhân sự mới của phòng ban về VPP, máy vi tính/ thiết bị làm việc;
2.4 Đặt xe/phương tiện, chỗ ở cho nhân viên phòng ban khi đi công tác; Sắp xếp & đặt phòng họp; Quản lý danh sách đối tác quan trọng & liên hệ đặt hoa/ quà tặng cho đối tác của phòng ban; dịch thuật tài liệu, tổ chức cho Nhà đầu tư đi khảo sát Dự Án, đón tiếp Nhà đầu tư,...;
2.5 Theo dõi, cập nhật và phối hợp thực hiện các chương trình đạo tào nội bộ hoặc bên ngoài cho phòng ban.

Nhiệm vụ 3: Đóng dấu văn bản, hồ sơ.
- Kiểm tra thông tin trên văn bản, hồ sơ trước khi đóng dấu (tên công ty, mã số Doanh nghiệp, địa chỉ,…)
- Kiểm tra chữ ký của người có thẩm quyển hoặc người được ủy quyền (đúng chức vụ, đúng chữ ký,…)
- Tiến hành đóng dấu văn bản, hồ sơ khi thông tin đã chính xác.
- Đóng dấu bên ngoài văn phòng/ngoài giờ khi có yêu cầu của Trưởng bộ phận.
- Thực hiện công tác cung cấp và báo cáo số liệu đóng dấu định kỳ/ khi có yêu cầu của Trưởng bộ phận.

Nhiệm vụ 4: Cung cấp giấy giới thiệu các Công ty
- Cập nhật giấy giới thiệu ngay khi có thay đổi pháp lý đối với từng công ty và cung cấp giấy giới thiệu các công ty đang quản lý con dấu.
- Đóng dấu và lưu file để đối chiếu khi cần.

Nhiệm vụ 5: Quản lý, bảo quản con dấu
- Quản lý con dấu các công ty theo sự phân công của Trưởng phòng, báo ngay cho Trưởng phòng khi con dấu bị hư hỏng.
- Cất giữ con dấu vào tủ và niêm phong vào cuối ngày làm việc
- Vệ sinh con dấu định kỳ không để lem mực, nhạt mực.

Yêu cầu công việc

- Tốt nghiệp Cao đẳng/ Đại Học, chuyên ngành Thư ký, Nhân sự, Luật hoặc tương đương.- Nghiệp vụ thư ký, văn thư lưu trữ, anh văn…;
- Kiến thức về hành chánh, quản lý hồ sơ (ISO, 5S);
- Có kiến thức về bất động sản.
- Ít nhất 1-2 năm kinh nghiệm ở vị trí Thư ký/ Hành chính văn phòng hoặc tương đương.
- Thư ký VP
- Kỹ năng kiểm soát hồ sơ
- Kỹ năng văn phòng (word, excel, Powerpoint…)
- Giao tiếp tiếng Anh
- Kỹ năng soạn thảo văn bản
- Kỹ năng giải quyết vấn đề- Hiệu quả, chính trực, chuyên nghiệp
- Tính trung thực, cẩn thận, bảo mật cao
- Khả năng làm việc dưới áp lực cao, có tinh thần trách nhiệm
- Nhanh nhẹn, nắm bắt và truyền đạt thông tin chính xác.
- Ngoại hình ưa nhìn
- Trung thực và nhiệt tình, chủ động trong công việc

Phúc lợi công việc

- Lương thỏa thuận, cạnh tranh theo năng lực
- Phụ cấp ăn trưa, phụ cấp điện thoại, phụ cấp gửi xe, di chuyển...
- Đầy đủ chế độ bảo hiểm theo qui định. Bảo hiểm chăm sóc sức khỏe toàn diện
- Khám sức khỏe định kì hàng năm
- Thưởng tháng 13, thưởng Lễ, Tết, PMS, hiệu suất kinh doanh...
- Chế độ du lịch nghỉ dưỡng hàng năm trong hệ sinh thái của Novagroup
- Các chính sách phúc lợi khác theo quy định