Chuyên Viên Hành Chính Nhân Sự kiêm Trợ Lý Ban Giám Đốc

Quản lý trực tiếp: Giám đốc
Trợ lý Giám đốc
- Giúp Giám đốc đôn đốc, kiểm tra tiến trình, tiến độ thực hiện công việc của các bộ phận, phòng ban trong Công ty.
- Theo dõi và báo cáo tiến độ thực hiện công việc của các phòng ban, bộ phận theo yêu cầu của Giám đốc;
- Tiếp nhận, rà soát và tổng hợp các công văn, hồ sơ, tài liệu báo cáo từ các phòng/bộ phận xin ý kiến trình Giám đốc phê duyệt;
- Truyền đạt thông tin của Giám đốc tới các phòng ban, bộ phận, đơn vị liên quan và nhận thông tin phản hồi cho Giám đốc;
- Sắp xếp lịch họp, lịch làm việc cho Giám đốc; Ghi nhớ và lưu trữ biên bản các cuộc họp;
- Bảo mật tuyệt đối các hồ sơ, tài liệu và thông tin có liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty.

Hành chính
- Soan thảo và quản lý văn bản, Hợp đồng, quyết định, thông báo trong Công ty;
- Theo dõi, quản lý, lập định mức dối với việc mua sắm và vận hành tài sản, trang thiết bị của Công ty;
- Tổ chức các sự kiện, hoạt động tập thể, hoạt động team-building, tiệc Sinh nhật hàng tháng của Công ty hoặc sự kiên/hoạt động khác vào các dịp Lễ, Tết... theo yêu cầu;
- Tiếp nhận, theo dõi, kiểm tra, báo cáo Giám đốc định kỳ và đột xuất về Vệ sinh - trật tự - ngăn nắp, nề nếp kỷ luật của nơi làm việc cá nhân hoặc bộ phận;
- Phụ trách các vấn đề liên quan đến chi phí văn phòng như hợp đồng thuê văn phòng, các chi phí phát sinh như điện, nước, vé xe...
- Thực hiện công tác hành chính khác theo chỉ đạo của Giám đốc.

Nhân sự
- Tham mưu, đề xuất cho Ban Lãnh đạo các giải pháp liên quan đến lĩnh vực/hoạt động nhân sự; các chiến lược, kế hoạch phát triển nguồn nhân lực của Công ty.
- Tư vấn, tham mưu cho Giám đốc trong việc xây dựng văn hóa ứng xử và đạo đức nghề nghiệp.
- Xây dựng lại nội quy lao động, hệ thống các qui chế, qui trình, qui định cho Công ty , đưa ra giải pháp và duy trì việc thực hiện nội quy, quy định của Công ty;
- Xây dựng các chính sách, quy định và quản lý các hoạt động liên quan đến nhân sự: Chế độ thử việc, hợp đồng lao động, lương, thưởng, phép năm…chế độ nhân sự (quyết định nhân sự, HĐLĐ, chấm công tính lương, nghỉ phép, công tác ngoài, đăng ký mã số thuế TNCN và giảm trừ gia cảnh, tài khoản ATM, tham gia và thực hiện các chế độ BHXH-BHYT-BHTN-CĐ, báo cáo tăng giảm lao động, chấm dứt HĐLĐ và bàn giao, thực hiện các chế độ theo quy định của công ty, Thông tin CBNV…);
- Xây dựng quy trình xử lý xung đột nội bộ, xử lý sai phạm/ kỷ luật đối với CBCNV, giải quyết tranh chấp lao động.
- Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa Ban lãnh đạo và Người lao động trong Công ty.
- Căn cứ trên nhu cầu phát triển của Công ty để Lập và thực hiện kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ năm, quý, tháng.
- Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích, tạo động lực cho người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động phù hợp với mô hình công ty và chính sách pháp luật của nhà nước.
- Xây dựng tổng quỹ lương, thưởng, phúc lợi hàng năm của Công ty
- Đại diện Công ty làm việc với cơ quan quản lý chức năng liên quan đến hoạt động hành chính nhân sự;

Trách nhiệm và Quyền hạn
- Chịu trách nhiệm trước Giám Đốc công ty về tính chính xác của các báo cáo nội bộ;
- Chịu trách nhiệm về sự ổn định nhân sự trong Công ty;
- Chịu trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn các c&aac