Chuyên Viên Hành Chính

- Quản lý hồ sơ, giấy tờ:
+ Tiếp nhận công văn, giấy tờ gửi đến Công ty, và chuyển cấp có thẩm quyền giải quyết. Đầu mối gửi các công văn, giấy tờ, văn bản ra ngoài Công ty.
+ Tổ chức lữu trữ toàn bộ bản sao các hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan (bản cứng, bản mềm);
+ Thu xếp in ấn, photocopy tài liệu khi cần thiết.
- Công tác khánh tiết:
+ Nhận điện thoại, giao dịch với khách hàng, đón tiếp khách hàng trước khi khách hàng làm việc với nhân sự liên quan;
+ Theo dõi và sắp xếp lịch họp của Công ty;
+ Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu, nước, thiết bị… cho các cuộc họp của Công ty;
+ Tổ chức các sự kiện, hội thảo, họp… của Công ty với khách hàng hoặc nội bộ.
- Công tác quản lý tài sản, thiết bị tại Hội sở:
+ Lên kế hoạch mua sắm, chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý tài sản, thiết bị tại văn phòng;
+ Mua sắm văn phòng phẩm và trang thiết bị cho Công ty;
+ Quản lý và vận hành hệ thống thư viện, sách báo của Công ty.
- Các công việc hành chính khác:
+ Hỗ trợ đặt lịch công tác cho lãnh đạo (taxi, nhà hàng, khách sạn, vé máy bay…);
+ Kết hợp với nhân viên thiết kế gửi thiệp chúc mừng sinh nhật hàng tháng; tổ chức sinh nhật cho các thành viên trong Công ty;
+ Quản lý đầu mối các nhà cung cấp các dịch vụ cho Công ty.
+ Phối hợp với bộ phận hành chính dưới các Chi nhánh để đảm bảo công việc từ Hội sở xuống Chi nhánh được thông suốt.