Chuyên viên Hành chính

I. Công tác văn thư
- Phụ trách công tác văn thư: tiếp nhận kiểm tra thể thức văn bản, cấp số văn bản vào sổ hoặc hồ sơ mềm lưu trữ trên dữ liệu công nghệ thông tin của Công ty.
- Ban hành các văn bản hành chính trên hệ thống thư điện tử, E-office sau khi Cấp thẩm quyền ký phát hành.
- Tiếp nhận và phân phát bưu phẩm từ đơn vị chuyển phát nhanh đến cá nhân và phòng ban.
- Lưu trữ đầy đủ các văn bản, hồ sơ Công ty ngoại trừ chứng từ kế toán, hồ sơ mật và pháp lý của Công ty.
- Lập sổ theo dõi và thực hiện trích lục hồ sơ khi có yêu cầu từ Quản lý trực tiếp.
II. Công tác quản lý, sử dụng con dấu
- Quản lý và sử dụng con dấu của Công ty đúng quy định. Kiểm tra thể thức văn bản và chữ ký của Lãnh đạo trước khi đóng dấu.
- Quản lý và lưu trữ hồ sơ theo đúng Quy định của Công ty.
III. Công tác hành chính
- Trực tổng đài điện thoại của Công ty, tiếp nhận và chuyển cuộc gọi cho các đơn vị có liên quan.
- Lên kế hoạch, tổ chức khám sức khỏe định kỳ CBGVNV cho toàn hệ thống.
- Cấp phát văn phòng phẩm, thẻ điện thoại hàng tháng cho các đơn vị.
- Cấp phát dụng cụ vệ sinh hàng tháng và cấp phát nước uống (trà, cà phê) cho Ban Lãnh đạo.
- Kiểm tra hồ sơ sao y và lưu sổ theo dõi từ các đơn vị.
- Theo dõi đặt nước uống cho công ty.
- Theo dõi chấm công hàng tháng nhân sự trong phòng.
- Rà soát và thực hiện các VBLQ theo từng lĩnh vực phụ trách tại từng thời kỳ.
IV. Công tác tổ chức sự kiện
- Điều phối công tác hậu cần cho các hội nghị, sự kiện của Phòng phụ trách.
- Tổ chức chương trình nghỉ dưỡng định kỳ cho CBNV Tập đoàn và tham mưu giám sát cách thực hiện cho các Trường.
- Các sự kiện lớn của Công ty (theo yêu cầu).
V. Các công việc khác theo sự ủy quyền, phân công của Cấp quản lý trực tiếp
- Trực tiếp liên hệ, trao đổi công việc với các Đơn vị khi được sự ủy quyền của cấp Quản lý trực tiếp
- Yêu cầu các đơn vị/cá nhân liên quan phối hợp, hỗ trợ công việc theo ủy quyền của Lãnh đạo