Chuyên Viên Hành Chính

1. Công tác văn thư:

• Tiếp nhận văn bản đến, phân loại và gửi đến người nhận theo địa chỉ ghi trên bì thư, văn bản và lưu trữ văn bản.
• Gửi văn bản của Công ty cho các đối tác, khách hàng.
• Tổ chức lưu trữ văn bản.
• In ấn và photocopy tài liệu.
• Quản lý con dấu và đóng dấu.

2. Công tác lễ tân:

• Tiếp nhận các cuộc gọi/email từ của khách hàng, đối tác liên hệ với Công ty.
• Hỗ trợ Ban TGĐ tiếp khách tại Công ty.
• Chuẩn bị phòng họp cho các cuộc họp nội bộ, khách hàng và đối tác
• Tổ chức, thực hiện các buổi hội thảo, hội nghị của Công ty.
• Đặt taxi; nhà hàng, khách sạn, vé máy bay, sân golf…
• Mua sắm đồ lễ thắp hương ngày rằm, ngày mùng 1 hàng tháng và dịp Công ty tổ chức đi lễ.

3. Đầu tư mua sắm:

• Tổ chức mua sắm, cấp phát và theo dõi văn phòng phẩm cho các bộ phận phong ban trong công ty.
• Tiếp nhận phiếu yêu cầu/Tờ trình mua sắm trang thiết bị, tài sản và dịch vụ thuê ngoài của các bộ phận đã được Ban TGĐ.
• Tìm kiếm, lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp phù hợp theo tiêu chuẩn và quy định của công ty để trình Ban TGĐ phê duyệt.
• Soạn thảo các hợp đồng mua sắm khi có yêu cầu.
• Mua sắm trang thiết bị, công cụ lao động, tài sản và dịch vụ thuê ngoài sau đã được Ban TGĐ Phê duyệt yêu cầu mua sắm.
• Thực hiện các thủ tục thanh toán, quyết toán với các nhà cung cấp.

4. Các nội dung khác:

• Quản lý, theo dõi và giám sát công ty dịch vụ vệ sinh, đảm bảo phòng đảm bảo văn phòng luôn sạch sẽ.
• Theo dõi, đặt lịch và thanh toán tiền cơm với bộ phận nhà bếp.
• Soạn thảo văn bản khi có yêu cầu.
• Thực hiện các công việc khác của Ban TGĐ và Trưởng phòng giao.