Assistant to Chairman - IAE

Trợ lý cho Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị

Mô tả tóm tắt công việc:

1. Tổ chức lưu trữ các loại hồ sơ tài liệu thuộc Văn phòng Hội đồng quản trị (VP.HĐQT);
2. Thực hiện công tác văn thư;
3. Trực lễ tân;
4. Quản lý và cung cấp văn phòng phẩm;
5. Theo dõi và chấm công;
6. Phụ trách các công việc liên quan đến công tác chuẩn bị tổ chức các cuộc họp/phỏngvấn/ tiếp khách của HĐQT;
7. Đánh máy văn bản và soạn thảo một số loại văn bản thông thường;
8. Công chứng các loại văn bản tài liệu;
9. Phụ trách công tác theo dõi và xử lý hồ sơ pháp lý của một số công ty thành viên;
10. Đóng dấu các văn bản tài liệu theo sự chỉ đạo của cấp quản lý;
11. Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.

Trách nhiệm chính:

Tổ chức lưu trữ các loại hồ sơ tài liệu thuộc VP.HĐQT:

• Lữu trữ tất cả các loại hồ sơ, văn bản, tài liệu bao gồm nhưng không giới hạn như sau:
  • Công văn đi: bao gồm tất cả các loại văn bản, công văn có đóng dấu của các Công Ty gửi cho các cơ quan hữu quan bên ngoài;
  • Công văn đến: tất cả các loại văn bản, tài liệu của các đơn vị trực thuộc/đối tác/doanh nghiệp/các cơ quan hữu quan gửi đến VP.HĐQT (Lưu bản gốc);
  • Các loại giấy phép mang tính pháp lý liên quan đến hoạt động của các Công Ty (Lưu bản gốc);
  • Các loại Hợp đồng (Lưu bản gốc);
  • Các loại văn bản pháp luật mang tính hướng dẫn liên quan đến giáo dục và các hoạt động khác của Công Ty;
  • Và, các loại hồ sơ, tài liệu khác theo yêu cầu.
• Đảm bảo công tác lưu trữ hồ sơ đầy đủ, khoa học và bảo mật. Trường hợp xảy ra sự cố phải có báo cáo kịp thời cho Ban Giám Hiệu để kịp thời giải quyết.

Thực hiện công tác văn thư:

• Tiếp nhận công văn đến/đi, cho số, đóng dấu và vào Sổ Công Văn Đến/Đi.
• Tiếp nhận, xử lý thông tin và chuyển giao các loại thư từ, văn bản khác.
• Luôn đảm bảo kịp thời và chính xác trong công tác chuyển giao, xử lý và tiếp nhận văn thư.

Trực lễ tân:

• Nghe và trả lời điện thoại, ghi nhận các cuộc gọi để chuyển tiếp hoặc báo cáo cho người có liên quan.
• Tiếp đón khách đến giao dịch tại văn phòng, ghi nhận và báo cáo thông tin.
• Phải đảm bảo tính chính xác, rõ ràng và đầy đủ cho công tác này.
• Đối với các loại đề nghị về cung cấp VPP, trang thiết bị VP, brochure, in name-card,… hoặc đề nghị chi của các phòng ban tại Trụ sở phải kiểm tra trước khi chuyển cấp trên giải quyết. Phải đảm bảo thực hiện đúng qui trình khi xử lý các loại đề nghị này.

Quản lý và cung cấp văn phòng phẩm:

• Đặt và cung cấp và VPP;
• Thường xuyên kiểm tra, đảm bảo luôn dự trữ đầy đủ các loại VPP thông dụng để cung cấp kịp thời khi có đề nghị;
• Thực hiện sổ theo dõi v/v cung cấp VPP và thực hiện báo cáo theo qui định.

Theo dõi và chấm công:

• Theo dõi và quản lý việc nghỉ phép, chấm công theo qui định.
• Đảm bảo tính chính xác trong việc chấm công và thực hiện đúng thời hạn.

Phụ trách các công việc liên quan đến công tác chuẩn bị tổ chức các cuộc họp/phỏng vấn/tiếp khách của HĐQT:

• Thực hiện việc chuẩn bị đầy đủ các yêu cầu cơ bản cho 1 buổi họp hoặc 1 cuộc hẹn cho cấp trên: phòng họp, các tài liệu và các trang thiết bị khá