Tuyển Điều Phối Viên Sự Kiện

* PHẠM VI CÔNG VIỆC:
- Chịu trách nhiệm lên kế hoạch và tổ chức việc thực hiện sự kiện; thiết kế và phân phối các tài liệu tiếp thị bao gồm thư mời, quảng cáo và tờ rơi, đồng thời sắp xếp và điều hành việc vận chuyển tài liệu.
- Trách nhiệm của một điều phối viên sự kiện bao gồm kiểm soát sự kiện từ việc lên ý tưởng đến việc thực hiện, gặp gỡ khách hàng để hoạch định các chi tiết sự kiện, lên kế hoạch với khách hàng về việc tìm kiếm địa điểm tổ chức, ăn uống, các hoạt động giải trí, tuyển nhân viên, và tiếp cận các phương tiện truyền thông.
* NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM:
- Đưa ra đề xuất về sự kiện phù hợp với yêu cầu của khách hàng và trình bày các đề xuất đúng thời hạn
- Duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp và các địa điểm tổ chức
- Lên kế hoạch sự kiện chi tiết, bao gồm địa điểm, chỗ ngồi, đồ ăn, và danh sách khách mời
- Phân công nhiệm vụ lên kế hoạch cho nhân viên khi cần thiết
- Kết hợp sự kiện với giải trí, bao gồm âm nhạc, nghệ sĩ biểu diễn và người dẫn chương trình
- Chứng minh cho khách hàng thấy kiến thức sâu rộng về địa điểm, các nhà cung cấp dịch vụ, và đưa khách hàng tham quan các địa điểm tổ chức nếu cần thiết
- Lập kế hoạch chi tiết sự kiện trong khuôn khổ ngân sách cho phép
- Phát hành hóa đơn, và nhận các khoản thu đúng hạn; lập báo cáo tài chính một cách chính xác và rõ ràng
- Quản lý và giám sát trong ngày diễn ra sự kiện, bao gồm việc giải quyết các vấn đề phát sinh, đón khách, chỉ đạo tổ chức sự kiện, trao đổi với nhân viên, và tổ chức với các nhà cung cấp
- Trao đổi với đội ngũ tiếp thị để tạo ra quảng cáo hiệu quả cho mỗi sự kiện, thiết kế các tài liệu tiếp thị như in ấn và quảng cáo trên Internet cho các sự kiện cá nhân nếu cần thiết
- Dự kiến và lên kế hoạch giải quyết cho các tình huống khác nhau có thể xảy ra
- Thiết lập các cơ hội kinh doanh cho các sự kiện trong tương lai dựa trên mối quan hệ với khách hàng trong các sự kiện, bao gồm việc hiểu rõ thông tin về các công ty khách hàng để phát triển các cơ hội kinh doanh tương lai