Kế toán phải thu (Receivable Accountant)

- Thẩm định các hồ sơ cấp tín dụng cho các khách hàng và đưa đề xuất cho kế toán trưởng, giám đốc tài chính phê duyệt.

- Công tác kế toán và kiểm soát công nợ phải thu cần tuân thủ đúng các quy định liên quan do khách sạn ban hành, đảm bảo theo dõi và cập nhật kịp thời tương ứng với các lần thay đổi.

- Cập nhật các thông tin liên quan về văn bản thuế, quy định kế toán mới, đồng thời áp dụng thực hiện kịp thời trong công việc kiểm soát công nợ phải thu.

- Theo dõi, đôn đốc, phối hợp với bộ phận đặt phòng, lễ tân, F&B, đặt tiệc để đảm bảo các khoản đặt cọc của khách hàng

- Kiểm soát các khoản tiền đặt cọc của khách (Advance Deposit) với tiền thực nhận trên ngân hàng và thực hiện thủ tục tất toán, hoàn tiền cho khách khi các sự kiện chấm dứt, khách checkout…

- Kiểm soát quy trình tiếp nhận chứng từ, hóa đơn từ bộ phận kế toán doanh thu, và tính tiền cho khách, đảm bảo số tiền phải thu được tính chính xác theo hợp đồng và thực tế sử dụng.

- Đối chiếu các khoản phải thu (city ledger), thẻ tín dụng nhận về từ các nguồn tiền mặt, tiền ngân hàng,… phải cân đối với phần sổ kế toán và phần ghi có trên các tài khoản city ledger, thẻ tín dụng trong hệ thống ERP đảm bảo số dư được ghi nhận chính xác và đầy đủ.

- Thực hiện việc lập và chuyển các hóa đơn thu tiền cho khách hàng chính xác và kịp thời hàng ngày.

- Thực hiện công tác thu nợ, đảm bảo các khoản phải thu phải được thu hồi kịp thời, đầy đủ.

- Phối hợp các bộ phận có liên quan: lễ tân, S&M, F&B, đặt tiệc, đặt phòng,… cùng kiểm soát công nợ khách hàng không có hạn mức nợ đảm bảo không có dư nợ.

- Rà soát và kiểm tra số dư công nợ của từng khách hàng, đảm bảo số dư đúng. Thực hiện đối chiếu công nợ định kỳ. Kiểm tra, đối chiếu đặc biệt là các đoàn khách lớn,đối chiếu với Master Account trong hệ thống,… Thường xuyên kiểm tra danh sách các tài khoản có số dư cao của khách “High Balance Report” trong Guest Ledger, nhắc nhở bộ phận lễ tân kịp thời xử lý.

- Kiểm soát các tài khoản Payment còn đang mở trên hệ thống, đảm bảo số dư được đối chiếu và hoàn tất, chuyển lên city ledger ngay sau 3 ngày kể từ khi khách checkout.

- Chủ trì các cuộc họp quản lý tín dụng – Credit Meeting định kỳ (hàng tuần, tháng) với các bộ phận để cập nhật và giải quyết các vấn đề liên quan đến công nợ của khách hàng.

- Kiểm soát các khoản phải thu khó đòi. Phân loại và báo cáo các khách hàng có nợ khó đòi, thực hiện các biện pháp thu hồi công nợ: đôn đốc nhắc nhở, phối hợp cùng các bộ phận khác áp dụng các biên pháp xử lý để thu hồi công nợ.

- Báo cáo kịp thời các trường hợp khách nợ quá hạn, khó đòi và xin ý kiến Lãnh đạo để xử lý.

- Phân tích các khả năng rủi ro trong thu hồi công nợ, trích lập các dự phòng phải thu khó đòi theo đúng chính sách quản lý tín dụng.

- Lập các báo cáo liên quan công nợ và tuổi nợ khách hàng định kỳ và các báo cáo khác theo quy định.

- Thực hiện các công tác liên quan đến đóng sổ kế toán hàng tháng.