Hồ sơ ứng viên

*NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH tại Trung tâm phân phối Thiết bị Nhập khẩu của công ty:
- Theo dõi chấm công, gửi bảng chấm công cho kế toán để tính lương; sao bảng lương cho từng nhân viên của Trung tâm, giải đáp các thắc mắc;
- Quản lý hóa đơn, chứng từ mua vật tư, đồ dùng,hóa đơn công tác của Giám đốc trung tâm để thanh toán với kế toán;
- Quản lý kho, định kỳ kiểm kho của trung tâm;
- Chuẩn bị bàn họp, tiếp đón khách đến trung tâm;
- Đặt vé máy bay, phòng khách sạn cho chuyên gia hãng nước ngoài đến Việt Nam đào tạo, chuyển giao máy;

* HỖ TRỢ KINH DOANH:
- Đầu vào:
+ Trực tiếp làm việc với đầu mối một số hãng nước ngoài (Nhật, Italia, Mỹ, Israel, Hàn Quốc) để xin báo giá, thương thảo giá,check chi phí vận chuyển, đặt hàng;
+ Chuẩn bị bộ hồ sơ nhập khẩu hàng hóa (Invoice, Packing list, AWB, CO, CQ, các chứng từ cho phép lưu thông một số loại hàng đặc biệt khác...);
+ Trực tiếp khai báo hàng nhập trên phần mềm hải quan điện tử VNACCS;
+ Làm việc với forwarder để theo dõi tiến độ hàng, nhập hàng, vận chuyển hàng an toàn;
- Làm việc với khách hàng:
+ Hỗ trợ BP kinh doanh làm hồ sơ thầu đối với các dự án đấu thầu;
+ Soạn Biên bản thương thảo hợp đồng, Hợp đồng,Các loại BB Bàn giao, Thanh lý, Phiếu bảo hành;
+ Theo dõi tiến độ đặt cọc và nhắc KH thanh toán đúng hạn;
+ Theo dõi bàn giao hàng hóa trong nước: check đơn vị vận chuyển hàng cồng kềnh, sắp xếp thời gian, địa điểm cho kỹ thuật bàn giao và hướng dẫn sử dụng hàng hóa;

* TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC:
- Soạn thảo các chứng từ kinh doanh: báo giá, thư chào hàng, hợp đồng, các loại biên bản bàn giao, nghiệm thu, thanh lý hợp đồng;
- Là đầu mối liên hệ với các khách hàng dự án lớn để cập nhật thông tin về hàng hóa được đặt, đồng thời chăm sóc khách hàng, tiếp nhận phản hồi;
- Thực hiện các loại báo cáo kinh doanh theo tuần, tháng, năm theo yêu cầu của Giám đốc; Update thông tin về các dự án mới của khách hàng mà mình khai thác được hàng tháng;
- Tiếp nhận chỉ đạo của giám đốc và lên kế hoạch triển khai cụ thể với các bộ phận;
- Sắp xếp lịch họp, lịch công tác, đặt vé máy bay, phòng khách sạn, liên hệ xin visa;
- Hỗ trợ tổ chức hội thảo của công ty tại Hà Nội và TP. HCM, hỗ trợ các hãng nước ngoài tiếp đón khách hàng và chuyên gia;
- Thường xuyên rà soát hoạt động của các bộ phận khác: Sản xuất, Mua hàng, Kế toán, Giao hàng, để đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng đơn hàng;

* QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG:
- Soạn thảo công văn đến/đi, thông báo, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ, chứng từ nội bộ như Nội quy, Giấy phép kinh doanh, Hồ sơ nhân sự, Hồ sơ năng lực...;
- Tiếp đón, bố trí khách ra/vào công ty;
- Lên kế hoạch và tham gia triển khai tổ chức hội thảo, workshop của công ty;
- Quản lý TSCĐ và vật tư, VPP: đảm bảo TSCĐ đầy đủ và hoạt động bình thường, gọi bảo dưỡng bảo trì định kỳ; tiến hành mua sắm bổ sung, lưu trữ VPP khi thiếu, tổ chức thanh lý/bỏ những TSCĐ đã quá hạn khấu hao, dư thừa;
- Bố trí văn phòng và cảnh quan hợp lý, đảm bảo luôn sạch sẽ và gọn gàng;
- Là đầu mối tổ chức các hoạt động kỉ niệm, liên hoan, du lịch toàn công ty;

* TUYỂN DỤNG VÀ ĐÀO TẠO:
- Lên kế hoạch và dự trù kinh phí tuyển dụng định kỳ hàng năm;
- Làm việc với các website đăng tuyển, tìm các kênh free (Facebook, website free, nhóm zalo, các diễn đàn công nghệ...) để đăng tuyển các vị trí sales, chăm sóc khách hàng, nhân viên IT, nhân viên kỹ thuật;
- Tiếp nhận hồ sơ và lên lịch phỏng vấn; trực tiếp deal lương với ứng viên theo budget được chỉ đạo từ cấp trên;
- Update hồ sơ ứng viên cho cấp trên hàng tuần;
- Đào tạo hội nhập cho nhân viên mới: Lịch sử hình thành và phát triển của công ty, lĩnh vực hoạt động, triết lý kinh doanh, Nội quy quy định, tác phong lãnh đạo của BGĐ, chế độ đãi ngộ của công ty;
- Trực tiếp tiếp nhận, đào tạo và quản lý, theo sát công việc của các ứng viên mảng sales và chăm sóc khách hàng;
- Xử lý các vấn đề phát sinh khi nhân viên mắc lỗi;

*CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH:
- Soạn thảo các văn bản liên quan đến hoạt động hành chính, trình duyệt với Ban Giám đốc và ban hành đến các đơn vị có liên quan;
- Tham gia chỉnh lý lại Nội quy của công ty, các chính sách, form mẫu sử dụng trong hành chính nhân sự và trong kinh doanh cho phù hợp với tình hình mới;
- Lưu trữ hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, các loại chứng từ nội bộ khác;
- Lên lịch họp, chuẩn bị phòng họp, máy chiếu, tài liệu, nội dung biên bản họp;
- Tiếp đón, bố trí khách ra/ vào công ty;
- Lên kế hoạch tổ chức hội thảo/ sự kiện của công ty;
- Quản lý, bảo dưỡng bảo trì và đảm bảo hoạt động đầy đủ của TSCĐ và vật tư tiêu hao; tiếp nhận yêu cầu đề xuất từ các phòng ban để mua sắm bổ sung, hoặc tổ chức thanh lý TSCĐ khi có yêu cầu;
- Đảm bảo bố trí văn phòng và cảnh quan công ty luôn gọn gàng, sạch sẽ, hợp lý với yêu cầu công việc;
- Chăm lo đời sống cho CBCNV như tổ chức lễ kỉ niệm, sinh nhật, liên hoan, du lịch; tổ chức thăm hỏi chế độ ốm đau, hiếu, hỉ;

*TUYỂN DỤNG:
- Phối hợp với trưởng các phòng ban trong việc lập kế hoạch tuyển dụng dựa trên kế hoạch kinh doanh, hoặc theo nhu cầu đột xuất;
- Triển khai kế hoạch và phương án tuyển dụng;
- Lập, quản lý và kiểm soát ngân sách tuyển dụng theo định kỳ hoặc theo yêu cầu;
- Nghiên cứu, chọn lọc, đánh giá chất lượng các kênh tuyển dụng hiệu quả và phù hợp với tình hình cụ thể của công ty;
- Tạo nguồn và quản lý nguồn ứng viên tiềm năng;
- Tham gia phỏng vấn, đưa ra nhận xét đánh giá các vị trí theo yêu cầu và tham mưu cho các trưởng Bộ phận và TGĐ trong việc đưa ra quyết định tuyển dụng;
- Xây dựng, chuẩn hoá hệ thống các quy trình, chính sách liên quan đến công tác thu hút, tuyển dụng nguồn lực phù hợp;
- Tổng hợp thông tin và báo cáo hoạt động tuyển dụng theo định kỳ hoặc theo yêu cầu;

*ĐÀO TẠO:
- Xây dựng quy trình tiếp nhận nhân viên mới, đào tạo hội nhập cho nhân viên mới về tổng quan công ty, nội quy, quy định, tác phong lãnh đạo,...;
- Đánh giá sơ bộ kết quả đào tạo;

*THAM GIA XÂY DỰNG VÀ THAM MƯU CÔNG TÁC QUẢN LÝ:
- Tham gia cùng các trưởng bộ phận xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả công việc KPI áp dụng cho bộ phận Sales;
- Tư vấn cho TGĐ và trưởng các BP về chế độ chính sách, lương, thưởng, đãi ngộ để thu hút ứng viên;
- Xây dựng và điều chỉnh hệ thống bảng lương;
- Tư vấn, giải đáp thắc mắc cho người lao động về các chế độ, chính sách, phúc lợi của công ty;
- Xử lý các mối quan hệ lao động (tranh chấp trong bộ phận, xử lý vi phạm kỷ luật lao động), là cầu nối gắn kết các phòng ban;
- Ký kết hợp đồng lao động, làm thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động;
- Thực hiện tổng hợp thông tin, báo cáo nhân sự theo yêu cầu;
- Bước đầu tìm hiểu phần mềm quản trị doanh nghiệp 1Office và nắm được cơ bản cách thức vận hành quản lý nhân sự trên phần mềm;