Hồ sơ ứng viên

1. Công tác hành chính - Quản trị văn phòng
a. Cấp phát, quản lý tài sản, công cụ- dụng cụ:
- Cấp phát theo số lượng được duyệt, làm biên bản bàn giao đầy đủ cho các cá nhân khi nhận cấp phát.
- Theo dõi, kiểm tra đột xuất về việc bảo quản của CBNV đang sử dụng hay quản lý tài sản.
- Hàng quý/hàng năm lên kế hoạch kiểm kê chi tiết các loại tài sản, công cụ-dụng cụ hiện có của công ty => đối chiếu số liệu kỳ trước và phát huy nếu thực hiện hiệu quả và tìm biện pháp khắc phục những mặc hạn chế.
- Lưu giữ tất cả các loại giấy tờ, hóa đơn mua hàng, sữa chữa theo từng danh mục.
b. Văn phòng phẩm và mua (bán) các loại khác :
- Xây dựng định mức số lượng sử dụng VPP trong tháng/quý từng phòng ban, bộ phận và trình TGĐ ký duyệt phương án định mức tối ưu nhất.
- Tìm kiếm, làm việc với nhà cung cấp, lựa chọn nhà cung cấp uy tín, chất lượng và giá cả phù hợp.
- Nhận phiếu đề xuất mua VPP (mua khác) của các phòng được gửi về, tổng hợp tất cả danh mục hàng hóa và trình TGĐ ký duyệt và tiến hành mua hàng.
- Nhận hàng, thanh toán và lưu giữ giấy tờ, hóa đơn.
c. Soạn thảo các loại văn bản :
- Tiếp nhận các thông tin yêu cầu, đề xuất của các phòng ban, xem xét và trình phương án BGĐ ký duyệt hoặc nhận đề xuất trực tiếp từ BGĐ về: Các Quyết định (bổ nhiệm, bãi nhiệm, tăng lương, thành lập,….), thông báo, công văn tờ trình,… tiến hành soạn thảo, trình ký, cuối cùng thông báo cho bộ phận liên quan và lưu trữ tủ hồ sơ.
- Các văn bản thông báo khác, phòng Hành chính Nhân sự soạn thảo và trình BGĐ ký (hoặc không trình ký); thông báo đến CBNV liên quan hay toàn công ty.
2. Công tác nhân sự
a. Tuyển dụng :
- Nhận bản đăng ký nhận sự, trình ký -> Lập thông báo tuyển dụng, liên hệ các trung tâm việc làm để thông báo tuyển dụng -> Nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, trả hồ sơ không đạt, lên danh sách trình TP/Giám Đốc -> Lập - gởi thư mời test theo yêu cầu TP và điện thoại báo ứng viên ngày giờ test -> Lên danh sách kết quả phỏng vấn, thông báo ứng viên đạt yêu cầu và lịch nhận việc, lập giấy nhận việc -> Chuyển bảng đánh giá ứng viên sau phỏng vấn cho phòng ban, lập bảng đánh giá ứng viên khi thử việc.(HCNS lưu hồ sơ) -> đạt yêu cầu bắt đầu ký hợp đồng chính thức 1 năm.

b. Quản lý nhân sự :
- Quản trị nhân sự trong công ty:
• Tinh thần trách nhiệm, hết lòng với công việc.
• Biết lắng nghe, thấu hiểu và sẻ chia
• Định hướng công việc và định hướng phát triển cho nhân viên
• Đánh giá nhân viên
• Tạo động lực làm việc bằng nghệ thuật khen – chê
- Quản lý nghỉ phép, nghỉ việc của CNV theo đúng trình tự của công ty và qui định của pháp luật:
• Nhận đơn xin nghỉ việc, chuyển TGĐ ký, lưu đơn xin nghỉ việc.
• Nhận biên bản bàn giao công việc, trình TGĐ xem tất cả nhân viên nghỉ việc trong tháng.
• Làm quyết định nghỉ việc chất dứt HĐ và giải quyết các chế độ (nếu có).
c. Chấm công, tính lương :
- Thực hiện chấm công (công thực tế, công tăng ca, thưởng hàng tháng,…)cho CBCNV, tổng hợp chấm công cuối tháng dưới nhà máy gửi về tiến hành kiểm tra và tính lại, cuối cùng gửi CBCNV ký xác nhận và chuyển cho bộ phận tính lương hoặc trực tiếp tính lương.
- Chịu trách nhiệm về công tác BHXH cho nhân viên, bao gồm báo tăng, báo giảm, chốt sổ, giải quyết thủ tục ốm đau, thai sản theo quy định của luật BHXH, thủ tục thuế TNCN.
- Thực hiện các chính sách phúc lợi (sinh nhật, ốm đau, hiếu hỷ, thai sản, sự kiện,...) cho người lao động trong công ty (nếu có).
- Chuẩn bị HĐLĐ và xử lý các thủ tục hành chính liên quan đến người lao động theo quy định của Luật Lao động Việt Nam.
- Thu thập, sắp xếp và lưu giữ hồ sơ nhân sư.
- Theo dõi, kiểm soát thời gian làm việc, quản lý phép năm,
nghỉ ốm, nghỉ việc,… của nhân viên.
- Giám sát và lập biên bản các trường hợp vi phạm Nội quy/ quy chế.
- Cấp các loại giấy tờ cho nhân viên như : công tác, giới thiệu, giấy phép, làm thẻ nhân viên,……
- Điều động xe(ôtô), tài xế để phục vụ cho quá trình di chuyển hoặc công tác của các bộ phận có nhiệm vụ được giao. Hàng tháng, kiểm tra, theo dõi các xe hiện có của công ty về các giấy tờ: cà vẹt, giấy đi đường,………
- Giao nhiệm vụ cho tài xế, hàng tháng phải kiểm tra, bảo trì, sữa chữa xe và báo cáo lại cho cấp quản lý trực tiếp.
- Tham gia/hỗ trợ xây dựng về Nội quy/chính sách/quy chế của công ty.
- Tham gia vào các buổi họp, báo cáo về tình hình công việc hàng tuần, hàng tháng.
- Một số công việc khác phát sinh khi được giao.

3. Tổ chức sự kiện – hội nghị, hội họp:
Các công việc cần chuẩn bị khi có sự kiện, tiệc, hội nghị nói chung:
- Mục đích tổ chức buổi tiệc là vấn đề gì.
- Lên danh sách khách mời (nếu có).
- Xác định cách thức tổ chức tiệc : buffer, thuê dịch vụ nấu ăn, đãi nhà hàng,…. Có kèm theo các chương trình phụ hay không : gala dinner, trò chơi,…
- Lựa chọn địa điểm tổ chức.
- Xây dựng kịch bản chương trình từ đầu đến cuối.
- Xây dựng timeline tổ chức.
- Dự trù ngân sách hiện có của công ty để kết luận nên làm theo hình thức nào, quy mô nào?,….
Nhiều công việc hành chính khác BLĐ giao.