Hồ sơ ứng viên

- Tiếp nhận thông tin của khách hàng và chuyển tới các bộ phận;
- Chuẩn bị phòng họp cho các cuộc họp nội bộ và các buổi thiết khách tại Công ty;
- Đặt mua và cấp phát văn phòng phẩm;
- Thực hiện chuyển phát công văn, giấy tờ, tài liệu,... cho khách hàng và các chi nhánh;
- Liên hệ đổ mực, sửa chữa máy in;
- Quản lý và đóng dấu;
- Thực hiện mua sắm, quản lý trang thiết bị văn phòng;
- Thực hiện thủ tục tạm ứng, thanh toán các khoản chi phí hành chính: tiền điện thoại; xăng xe; chuyển phát nhanh; taxi; văn phòng phẩm; đổ mực, sửa chữa máy in; mua sắm thiết bị nội thất văn phòng; ...
- Tiếp nhận các tài liệu, công văn, giấy tờ cho Lãnh đạo có thẩm quyền và các bộ phận liên quan;
- Soạn thảo công văn theo sự chỉ đạo của Lãnh đạo và gửi các đơn vị;
- Tổ chức lữu trữ toàn bộ các hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, hồ sơ pháp lý,... Tổng hợp, làm báo cáo công văn nội bộ/đi/đến, gửi Ban Lãnh đạo và các Phòng/Ban liên quan;
- Đặt may và cấp phát đồng phục CBNV;
- Đặt in, quản lý và cấp phát thẻ tên cho CBNV;
- Chuẩn bị trang thiết bị, đồ dùng cho CBNV mới: Máy tính, thẻ tên, văn phòng phẩm;
- Lập danh sách gửi xe của CBNV mới gửi Ban quản lý tòa nhà;
- Tìm kiếm, quản lý và cấp phát quà tặng cho Khách hàng và CBNV;
- Phối hợp chuẩn bị tổ chức các sự kiện của Công ty: Hội nghị Khách hàng, Tri ân Khách hàng, Du lịch CBNV, Year Party, ...;
- Phối hợp xây dựng quy trình, quy chế Phòng HCTH;
- Hỗ trợ thực hiện công bố thông tin trên website;
- Thực hiện các công việc công đoàn;
- Thực hiện các công việc về tâm linh;
- Thưc hiện các công việc khác theo yêu cầu của Trưởng phòng, Ban Lãnh đạo.

- Thực hiện chuyển phát công văn, giấy tờ, tài liệu,... cho khách hàng và đối tác;
- Quản lý và đóng dấu;
- Thực hiện mua sắm, quản lý trang thiết bị văn phòng; Liên hệ đổ mực, sửa chữa máy in;
- Thực hiện thủ tục tạm ứng, thanh toán các khoản chi phí hành chính: tiền điện thoại; xăng xe; chuyển phát nhanh; taxi; văn phòng phẩm; đổ mực, sửa chữa máy in.
- Tiếp nhận các tài liệu, công văn, giấy tờ cho Lãnh đạo có thẩm quyền và các bộ phận liên quan;
- Soạn thảo công văn theo sự chỉ đạo của Lãnh đạo và gửi các đơn vị;
- Tổ chức lữu trữ toàn bộ các hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, hồ sơ pháp lý,... Tổng hợp, làm báo cáo công văn nội bộ/đi/đến, gửi Ban Lãnh đạo và các Phòng/Ban liên quan;
- Phối hợp xây dựng quy trình, quy chế Phòng HCNS;
- Thực hiện công tác tuyển dụng: tiếp nhận tuyển dụng từ các bộ phận, đăng tin tuyển dụng, lọc hồ sơ, đặt lịch hẹn phỏng vấn, tổ chức đón tiếp, test đầu vào.
- Thưc hiện các công việc khác theo yêu cầu của Trưởng phòng, Ban Lãnh đạo.Làm các thủ tục tiếp nhận, bổ nhiệm, chuyển công tác, thôi việc CBNV theo các quy trình và quy định của Công ty (theo yêu cầu của Ban Lãnh đạo);
- Theo dõi tình hình thực hiện Hợp đồng lao đối với CBCNV. Định kỳ tổng hợp số lao động hết hạn Hợp đồng lao động đề xuất Ban lãnh đạo ký tiếp hoặc không ký tiếp Hợp đồng lao động và trực tiếp triển khai theo đề xuất phê duyệt;
- Tổ chức ký hợp đồng thử việc, hợp đồng chính thức, cam kết, thoả thuận … cho người lao động;
- Thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ cá nhân của toàn Công ty.
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Ban Lãnh đạo.

Công việc Hành chính
- Nghe và nhận cuộc gọi khách hàng liên hệ với Công ty và chuyển tới các bộ phận;
- Hỗ trợ cho Ban Lãnh đạo tiếp khách tại Công ty;
- Hỗ trợ cho các cuộc họp nội bộ của Công ty;
- Tiếp nhận các tài liệu, công văn, giấy tờ cho Lãnh đạo có thẩm quyền và các bộ phận liên quan;
- Phúc đáp công văn theo sự chỉ đạo của Lãnh đạo và gửi các đơn vị;
- Tổ chức lữu trữ toàn bộ các hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan;
- Hỗ trợ đặt lịch công tác cho lãnh đạo (taxi, nhà hàng, khách sạn, vé máy bay…);
- Chuẩn bị thủ tục để tiến hành Đại hội đồng cổ đông hàng năm;
- Làm thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật;
- Làm thủ tục chuyển địa điểm của công ty;
- Quản lý dấu và theo dõi văn bản đóng dấu;
- Làm đề nghị thanh toán các chi phí: mua sắm thiết bị văn phòng phẩm, sinh nhật, hiếu hỷ, ốm đau.... cho nhân viên trong công ty;
- Lên kế hoạch mua sắm, chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý các tài sản, thiết bị tại văn phòng;
- Mua sắm văn phòng phẩm và các đồ dùng tại Công ty;
- Quản lý kho lưu trữ tài liệu của công ty;
- Làm các báo cáo tuần, quý, năm gửi lãnh đạo;
- Làm và tổng hợp các báo cáo ngày, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo 6 tháng, báo cáo năm gửi Sở GDCK Hà Nội, Sở GDCK HCM, UBCK NN và UBCK Tp Hồ Chí Minh;
- Hỗ trợ giải quyết các sự cố về máy móc, trang thiết bị trong văn phòng để đảm bảo công việc được thực hiện có hiệu quả.
Nhân sự
- Thực hiện công tác tuyển dụng: tiếp nhận tuyển dụng từ các bộ phận, đăng tin tuyển dụng, lọc hồ sơ, đặt lịch hẹn phỏng vấn, tổ chức đón tiếp, test đầu vào và phỏng vấn ứng viên.
- Làm các thủ tục tiếp nhận, bổ nhiệm, chuyển công tác, thôi việc CBNV theo các quy trình và quy định của Công ty ( theo yêu cầu của Ban Lãnh đạo);
- Theo dõi tình hình thực hiện Hợp đồng lao đối với CBCNV. Định kỳ tổng hợp số lao động hết hạn Hợp đồng lao động đề xuất Ban lãnh đạo ký tiếp hoặc không ký tiếp Hợp đồng lao động và trực tiếp triển khai theo đề xuất phê duyệt;
- Tổ chức ký hợp đồng thử việc, hợp đồng chính thức, cam kết, thoả thuận … cho người lao động;
- Thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ cá nhân của toàn Công ty;
- Quản lý nghỉ việc riêng, nghỉ phép, nghỉ việc của CBNV. Theo dõi việc nghỉ phép, nghỉ việc riêng để thực hiện chế độ phép năm cho người lao động.
- Thực hiện tổng hợp chấm công;
- Nhận và kiểm tra hồ sơ xin việc;
- Thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của Ban Lãnh đạo công ty.