Tuyển Nhân Viên Hành Chính Nhân Sự

1. Công tác văn thư
- Là trung tâm gửi các công văn, giấy tờ, văn bản ra ngoài Công ty, quản lý sổ công văn và ra số văn bản
- Lưu trữ, quản lý toàn bộ hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng và tài liệu liên quan
- Soạn thảo các Quyết định, công văn, thông báo chung của Công ty.
- Quản lý lịch làm việc của Công ty: cấp phát giấy đi đường, quản lý công tác
- Thực hiện in ấn, photo khi có yêu cầu
- Tiếp nhận các báo cáo công việc, lịch trình hàng ngày của các vị trí trong bộ phận: Lái xe, bảo vệ, phiên dịch, y tá, tạp vụ
- Phổ biến, thông báo các chính sách, quyết định của công ty đến các bộ phận.
- Nhập kho dữ liệu thông tin
2. Lễ tân
- Nghe và nhận cuộc gọi khách liên hệ Công ty
- Hỗ trợ Ban GĐ tiếp khách
- Chuẩn bị các cuộc họp theo lịch, thông báo lịch họp, thư ký cuộc họp, lưu trữ biên bản họp
- Tổ chức thực hiện hội thảo, hội nghị, đào tạo của Công ty, lưu trữ tài liệu đào tạo
- Hỗ trợ đặt lịch công tác: taxi, thuê xe, đặt vé máy bay, khách sạn
3. Quản lý tài sản, thiết bị, chi phí
- Lập kế hoạch mua sắm, chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý các tài sản và thiết bị văn phòng
- Tiếp nhận các nhu cầu thiết bị, đồ dùng, đề xuất sửa chữa từ các bộ phận
- Lập kế hoạch mua sắm văn phòng phẩm và đồ dùng thông thường tại Công ty
- Theo dõi, chi trả, quản lý chi phí điện, nước, internet. Liên hệ lịch cắt điện, nước, mạng, quản lý chi phí, định mức nước uống, lập báo cáo nước uống hàng tháng.
- Quản lý các nhà thuê của Công ty: thời hạn, thông tin chủ nhà.
- Quản lý tình trạng thiết bị văn phòng bao gồm thiết bị đi thuê
- Quản lý, kiểm tra lịch trình các xe ô tô (bao gồm cả xe thuê, hợp đồng thuê xe)
- Nhập kho dữ liệu
4. Thực hiện giấy tờ, thủ tục
- Thực hiện các thủ tục, giấy tờ liên quan cơ quan hành chính Nhà nước, thay đổi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
- Quản lý, theo dõi thông tin lao động nước ngoài đi, đến, khai báo tạm trú, visa, hộ chiếu, khám sức khỏe làm việc (công trường), thu thập giấy tờ chuyển quản lý nhân sự.
5. Các công việc hành chính khác
- Theo dõi, kiểm tra nhân viên vệ sinh thực hiện, tình hình công tác vệ sinh
- Tổ chức sinh nhật cho các thành viên
- Hậu cần cho các sự kiện của Công ty
6. Chế độ báo cáo
- Báo cáo thiết bị đồ dùng
7. Tuyển dụng
- Lập và triển khai các kế hoạch tuyển dụng
- Xây dựng và thực hiện quy trình tuyển dụng như quảng cáo, thu nhận hồ sơ, thi, phỏng vấn. Tham mưu cách tốt nhất để hấp dẫn tuyển dụng
- Lập báo cáo, đánh giá kết quả tuyển dụng, thử việc
- Thực hiện các thủ tục cần thiết, soát xét hồ sơ, các thông tin khi tiếp nhận ứng viên.
- Hướng dẫn, giới thiệu nhân viên mới về chính sách và quy định của Công ty
- Phát hành hợp đồng trình phê duyệt, ký kết. Lưu trữ, quản lý các loại hợp đồng lao động. Định kỳ đề xuất các trường ký tiếp hoặc thay đổi thời hạn HĐLĐ.
- Đánh giá quá trình đào tạo mới và thời gian thử việc trình phê duyệt tiếp nhận chính thức.
- Nhập kho dữ liệu nhận hồ sơ ứng tuyển, phỏng vấn và HS bị loại
8. Đào tạo
- Tiếp nhận và tổng hợp nhu cầu đào tạo cho từng đối tượng lao động
- Tổ chức các khóa đào tạo nội bộ về các chính sách, nội quy, quy chế của Công ty và quy đinh mới
- Đề xuất lựa chọn cơ sở đào tạo, trực tiếp liên hệ, phối hợp, giám sát các chương trình đào tạo, nâng cao trình độ, tay nghề CBCNV
- Theo dõi kết quả đào tạo, lập báo cáo và kết quả đào tạo
- Lưu trữ hồ sơ, tài liệu đào tạo từng đợt
9. Quản lý nhân sự
- Theo dõi, cập nhật và quản lý hồ sơ, danh sách lao động
- Quản lý chi tiết lao động nước ngoài: giấy phép lao động, hồ sơ, thông tin, quá trình làm việc
- Quản lý HS lao động nghỉ việc, lưu theo thứ tự thời gian, lập danh sách. Nhận đơn và lưu đơn xin nghỉ việc, xác nhận BBBG nghỉ việc và thông báo LĐ nghỉ việc tới các bộ phận lấy xác nhận và chuyển phòng thanh toán lương
- Quản lý và phân phối biểu mẫu nhân sự Đơn nghỉ việc, Đơn cam kết làm việc, giấy phép xin nghỉ. Lưu in sẵn các mẩu, phổ biến thông tin về tình hình sử dụng biểu mẫu
10. Xây dựng hệ thống
- Thang bảng lương thưởng và chế độ đãi ngộ theo đúng quy định Công ty
- Thu thập bảng chấm công từ các bộ phận, dự án và các bảng đánh giá hiệu suất công việc hàng ngày, tháng để làm cơ sở tính lương. Trực tiếp đánh giá hiệu suất bộ phận HC-NS
- Định kỳ tổng hợp thông tin, phân tích, đề xuất điều chỉnh mức lương phù hợp với thị trường lao động và thực tế Công ty
- Lập kế hoạch lương hàng năm trình Giám đốc phê duyệt
11. BHXH
- Theo dõi, cập nhật số liệu tăng giảm BHXH, BHYT và đối chiếu với cơ quan BHXH hàng tháng
- Hoàn thiện các hồ sơ, thủ tục, giải quyết hưởng chế độ BHXH
- Quản lý các loại bảo hiểm khác: BH nhân thọ, BH tai nạ