Trưởng phòng Hành chính nhân sự

I. Công việc thường xuyên

• Họp với cấp quản lý trực tiếp: Tham gia cuộc họp hàng tuần để cấp quản lý triển khai công việc
• Thực hiện các công việc liên quan đến công tác tuyển dụng: Thực hiện các thủ tục tiếp nhận nhân viên mới: hướng dẫn thủ tục, biểu mẫu, hồ sơ cho ứng viên, trình hồ sơ tuyển dụng đến cấp thẩm quyền; Chúc mừng nhân sự mới; hướng dẫn nhân viên mới các quy định của Công ty; nhập thông tin nhân viên mới..
• Thực hiện các công việc liên quan đến phúc lợi cho CBNV: Tạm ứng tiền chế độ phúc lợi cho người lao động vào đầu tháng và thanh toán vào cuối tháng, thăm hỏi ốm đau khi có phát sinh, post chúc mừng sinh nhật CBNV..
• Phụ trách công tác chấm công, tính lương
  • Thực hiện các thủ tục chấm công, chi trả lương, thưởng cho CBNV:
  • Chấm công hàng ngày cho CBNV, theo dõi nghỉ phép, lập bảng chấm công tháng cho CBNV kiểm tra trước khi tính lương
  • Hoàn thành bảng lương trước ngày 01 hàng tháng. Gửi phiếu lương hàng tháng cho CBNV
  • Lập bảng và đề xuất chi thưởng các ngày lễ/ thưởng cuối cuối năm/ thưởng khác theo quy định công ty
• Phụ trách công tác Bảo hiểm xã hội cho CBNV: Thực hiện các thủ tục tăng, giảm BHXH,điều chỉnh mức đóng, các thủ tục hưởng chế độ và các phát sinh liên quan đến BHXH cho CBNV
• Phụ trách Hợp đồng lao động: Theo dõi thời hạn Hợp đồng lao động, thử việc, khoán việc,đào tạo. Thực hiện các thủ tục ký và tái ký hợp đồng với người lao động.
• Các thủ tục liên quan đến thuế TNCN, cơ quan lao động, Công đoàn
  • Thực hiện các thủ tục đăng ký MS thuế, giảm trừ gia cảnh cho CBNV
  • Thực hiện các thủ tục báo cáo cho cơ quan Nhà nước theo quy định: Báo cáo tình hình sử dụng lao động, thang bảng lương…
  • Thủ tục liên quan đến công đoàn: thành lập công đoàn, phí công đoàn
• Công tác thôi việc: Thực hiện các công việc theo quy định của công ty: tiếp nhận thông tin người lao động thôi việc, hướng dẫn quy trình, ban hành quyết định chấm dứt hợp đồng lao động (gửi người lao động 01 bản và lưu 01 bản)…
• Phụ trách các công việc hành chính khi có phát sinh
  • Quản lý vệ sinh, an ninh, tài sản văn phòng làm việc: kiểm tra vệ sinh các phòng làm việc, nhà vệ sinh hàng ngày, kiểm tra điện nước, kiểm tra khóa cửa phòng làm việc .
  • Quản lý book phòng họp của các Phòng/ Sàn kinh doanh.
  • Chuẩn bị nước uống, bánh kẹo khi có Ban Tổng Giám đốc tham dự.
  • Chuẩn bị phòng, các dụng cụ, bàn ghế.. cho Ban Tổng Giám đốc đào tạo.
  • Tìm kiếm nhà cung cấp phục vụ cho công việc mua sắm tài sản, trang thiết bị, và công tác mua sắm liên quan đến Phòng Marketing.
  • Thực hiện công tác kiểm kê tài sản định kỳ (06 tháng/ lần).
  • Công tác mua sắm khi Công ty có tổ chức event.
  • Thực hiện trang bị văn phòng phẩm và cấp phát hàng tháng cho các Phòng, Ban. Quản lý và theo dõi việc cấp phát đồng phục, thẻ đeo, bộ nhận diện thương hiệu cho CBNV và khách hàng.
  • Phụ trách chuẩn bị lễ vật cúng bàn Thần tài, Ông địa hàng ngày/ vào các ngày mùng một, rằm, ngày vía Thần tài.
  • Theo dõi thực hiện thủ tục tạm ứng/ thanh toán chi phí hoạt động công ty hoặc tổ chức sự kiện bán hàng.
  • Công tác lễ tân khi có khách đến.
• Thực hiện các công việc khácThực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp trên khi có phát sinh

II. Công việc phối hợp theo quy trình liên phòng ban

• Phối hợp với CBNV toàn Công ty: Trong việc chấm công, kiểm tra ngày công, nghỉ phép, hướng dẫn biểu mẫu, quy trình, quy định Công ty
• Phối hợp với Trưởng đơn vị: Trọng việc kiểm tra tính tuân thủ về giờ giấc làm việc, tác phong, trang phục của CBNV
• Phối hợp với Bộ phận Kế toán:
  • Tạm ứng, thanh toán các chi phí liên quan đến hành chính - nhân sự
  • Liên quan đến chi trả lương cho CBNV, thanh toán BHXH với cơ quan BHXH, thanh toán thuế TNCN với cơ quan thuế

III. Lập kế hoạch và báo cáo công việc

• Lập kế hoạch và báo cáo tháng: Lập kế hoạch công việc và báo cáo tháng theo mẫu đánh giá KPIs
• Lập kế hoạch và báo cáo tuần: Theo mẫu báo cáo của Công ty
• Lập kế hoạch và báo cáo ngày: Báo cáo công việc hàng ngày và kế hoạch công việc ngày mai cho người phụ trách trước 20h hàng ngày

IV. Học tập và phát triển

• Đào tạo bắt buộc: Tham gia đầy đủ các lớp đào tạo bắt buộc của Công ty
• Tham gia cuộc thi: Tham gia các cuộc thi do Công ty phát động
• Tự học hỏi:
  • Tự học kiến thức về pháp luật lao động, pháp luật thu