Trưởng phòng hành chính (Admin Manager)

Nhiệm vụ 1: Giám sát và triển khai hoạt động hành chính
1.1 Xây dựng quy trình:
- Rà soát, hiệu chỉnh các quy trình/quy định hiện hành và đề xuất xây dựng quy trình mới đảm bảo hoạt động hành chính hiệu quả.
1.2 Lập kế hoạch và triển khai hoạt động hành chính:
- Triển khai thực hiện các chính sách: Hiếu, hỉ, sinh nhật, đồng phục, … chính xác và kịp thời theo đúng chính sách hiện hành của Tập đoàn.
- Đảm bảo các công tác thanh toán, tạm ứng, hoàn ứng các chi phí thuộc phòng Hành chính phụ trách được thực hiện chính xác, nhanh chóng, hiệu quả theo đúng quy trình hiện hành của Tập đoàn.
- Giám sát việc mua hàng phục vụ cho hoạt động vận hành hành chính.
- Giám sát và đảm bảo công tác gia hạn, tái ký các hợp đồng dịch vụ (nếu có) kịp thời.
- Quản lý việc sử dụng điều chuyển/thanh lý/hủy tài sản trong Tập đoàn đúng mục đích, hiệu quả, tiết kiệm và nhanh chóng.
- Quản lý và giám sát hoạt động của nhóm văn thư, phục vụ nước văn phòng,....
- Quản lý, điều phối, rà soát các hoạt động liên quan đến đội xe: Chi phí thuê xe, cầu đường, bảo dưỡng, sửa chữa, bảo trì, lệ phí đường bộ, xăng, bảo hiểm, đăng kiểm, kiểm định, sắp xếp bố trí xe, … đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm.
- Tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho CB-NV.
- Điều phối việc bố trí chỗ/phòng làm việc cho NV mới, bố trí không gian làm việc khi có thay đổi cơ cấu nhân sự.
- Điều phối việc cấp phát quà tặng chính sích cho NV luôn thực hiện kịp thời, đầy đủ: Quà 08/03, Quà Trung Thu, Quà 20/10, Quà Tết.
- Điều phối, giám sát và phân công công việc đến các thành viên trong team đảm bảo thực hiện đúng tiến độ công việc.
Nhiệm vụ 2: Thực hiện các báo cáo định kỳ và theo yêu cầu
- Thực hiện báo cáo/ cập nhật chi phí hành chính và kết quả công việc định kỳ.
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp quản lý.
Nhiệm vụ 3: Hỗ trợ hướng dẫn công việc cần thiết cho các thành viên trong nhóm