Công chứng là gì? Một số vấn đề pháp lý về công chứng cần biết

Mục lục bài viết

• 1. Công chứng là gì?
• 2. Một số vấn đề pháp lý về công chứng cần biết
• (1) Công chứng khác với chứng thực
• (2) Hợp đồng, giao dịch nào cần công chứng?
• (3) Công chứng hợp đồng, giao dịch ở đâu?
• (4) Cần mang theo giấy tờ gì khi đi công chứng?
• (5) Quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ công chứng
• (6) Phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác

Công chứng là một thủ tục pháp lý quan trọng trong nhiều lĩnh vực của đời sống, nhằm đảm bảo tính xác thực, hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch dân sự. Do đó cần chú ý những vấn đề pháp lý cơ bản để khi hiện thủ tục công chứng một cách thuận lợi và hiệu quả.

Công chứng là gì? Một số vấn đề pháp lý về công chứng cần biết (Hình từ Internet)

1. Công chứng là gì?

Theo Luật Công chứng 2014, công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

2. Một số vấn đề pháp lý về công chứng cần biết

(1) Công chứng khác với chứng thực

Công chứng - chứng thực là hai hoạt động hoàn toàn khác nhau, tuy nhiên không ít người vẫn nhầm tưởng công chứng và chứng thực là một. Dưới đây là những tiêu chí cơ bản giúp mọi người phân biệt hai khái niệm trên:

(2) Hợp đồng, giao dịch nào cần công chứng?

Theo quy định của pháp luật, các hợp đồng, giao dịch sau đây phải được công chứng:

- Hợp đồng mua bán, tặng cho, đổi, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở, tài sản gắn liền với đất;

- Hợp đồng tặng cho, thế chấp, cho vay, ủy quyền, ủy thác, thanh toán, chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở, tài sản gắn liền với đất;

- Hợp đồng mua bán, tặng cho, đổi, thế chấp, góp vốn bằng động sản;

- Hợp đồng ủy quyền, ủy thác;

- Hợp đồng kinh tế;

- Hợp đồng lao động;

- Hợp đồng vay tài sản;

- Di chúc;

- Bản dịch các giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt có giá trị pháp lý.

Ngoài ra, các hợp đồng, giao dịch khác có giá trị pháp lý mà các bên tham gia có nhu cầu công chứng thì có thể thực hiện việc công chứng.

(3) Công chứng hợp đồng, giao dịch ở đâu?

Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ các trường hợp sau có thể công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng:

+ Người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được;

+ Người yêu cầu công chứng đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù;

+ Người yêu cầu công chứng có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.

Theo quy định tại Chương III Luật Công chứng 2014 thì tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng.

Như vậy, người yêu cầu có thể công chứng hợp đồng, giao dịch tại Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng hoặc bên ngoài trụ sở của Phòng chông chứng, Văn phòng công chứng nếu rơi vào các trường hợp như trên.

(4) Cần mang theo giấy tờ gì khi đi công chứng?

Tùy theo loại hợp đồng, giao dịch cần công chứng mà các bên tham gia cần mang theo các giấy tờ khác nhau. Tuy nhiên, có một số giấy tờ chung cần mang theo như sau:

- Mang theo chứng minh nhân dân/căn cước công dân/sổ hộ chiếu

- Bản gốc giấy tờ cần công chứng

- Bản photo giấy tờ. (Hiện nay, Văn phòng Công chứng hoặc Phòng Công chứng thường sẽ có người giúp bạn photo tại nơi công chứng, tuy vậy chúng ta có thể chuẩn bị trước để nơi công chứng thực hiện nhanh hơn, trong trường hợp chuẩn bị trước ta nên photo thành hai bản vì nơi công chứng sẽ giữ lại một bản để lưu trữ làm cơ sở đối chiếu khi tranh chấp xảy ra)

- Đối với công chứng văn bản tiếng nước ngoài, bạn cần phải có xác nhận chứng thực của công ty, văn phòng dịch thuật, hoặc mang văn bằng gốc chuyên ngành dịch thuật của bạn đến để chứng thực (nếu bạn là người dịch)

- Mang theo phí công chứng

(5) Quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ công chứng

Quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ công chứng được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ công chứng

- Tùy theo thời gian làm việc của nơi công chứng thường trong giờ hành chính, một số Văn phòng Công chứng có thể làm việc cả thứ 7 và làm việc ngoài giờ (phí công chứng cao hơn)

- Thường sẽ nộp tại văn phòng công chứng, hoặc cũng có những Văn phòng Công chứng có công chứng tại nhà (phí công chứng cao hơn)

Bước 2: Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ công chứng

Công chứng viên trực tiếp nhận và kiểm tra các giấy tờ có trong hồ sơ của người có yêu cầu công chứng theo thứ tự;

- Trường hợp hồ sơ công chứng chưa đầy đủ: Công chứng viên ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung

- Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý ghi vào sổ công chứng

Bước 3: Thẩm định nội dung hồ sơ cần công chứng.

Thẩm định nội dung hồ sơ cần công chứng là việc công chứng viên tiến hành kiểm tra, đánh giá tính hợp pháp, hợp lệ của nội dung hợp đồng, giao dịch cần công chứng. Đây là một trong những bước quan trọng trong quy trình công chứng, nhằm đảm bảo tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia.

Bước 4: Công chứng viên tiến hành công chứng hồ sơ theo yêu cầu và trả kết quả

Bước 5: Nộp phí, các chi phí khác và nhận lại bản chính.

(6) Phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác

Phí công chứng bao gồm phí công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch, phí lưu giữ di chúc, phí cấp bản sao văn bản công chứng.

Tùy theo giá trị của hợp đồng, giao dịch mà sẽ có một mức giá riêng cho từng loại và phụ thuộc vào giá trị của hợp đồng, giao dịch. Thường tại nơi công chứng sẽ có một bảng giá để chúng ta có thể tham khảo mức giá.

Ngoài phí công chứng còn có thêm Thù lao công chứng và một số chi phí khác.

Thù lao công chứng là người công chứng khi yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp, dịch giấy tờ, văn bản và các việc khác liên quan đến việc công chứng thì phải trả một khoản thù lao.

Chi phí khác: trường hợp người yêu cầu công chứng đề nghị xác minh, giám định hoặc thực hiện công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng thì người yêu cầu công chứng phải trả chi phí để thực hiện việc đó.