Thư Ký Ban Giám Đốc (Kiêm Kế Hoạch)

1. Công tác thư ký BGĐ:

a. Công việc hành chính văn phòng:

• ­ Thực hiện công tác văn thư: Lưu trữ hồ sơ, theo dõi và quản lý hồ sơ theo yêu cầu của BGĐ.
• ­ Thực hiện công tác hành chính, hậu cần cho các chuyến công tác của BGĐ: (liên hệ đối tác, đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, thủ tục Visa…)
• ­ Thực hiện công tác đón tiếp khách hàng đến công ty gặp gỡ trao đổi với Ban Giám đốc (Trà nước, hoa quả, bánh kẹo,…)
• ­ Thực hiện công việc chăm sóc khách hàng: gửi quà, hoa vào các dịp lễ, kỷ niệm,…

b. Thư ký BGĐ

• ­ Chuẩn bị tài liệu và phân phối tài liệu tới các thành viên cuộc họp của BGĐ.
• ­ Tham dự và ghi biên bản các cuộc họp có sự tham gia của BGĐ.
• ­ Lưu giữ thông tin tài liệu liên quan của các dự án đang thực hiện; bố trí sắp xếp hồ sơ, tài liệu, thư từ, công văn, ngăn nắp khoa học.
• ­ Thực hiện công việc tổng hợp thông tin và báo báo tuần các phòng ban/dự án.
• ­ Theo dõi và đôn đốc các dự án thực hiện đúng mục tiêu BGĐ đã giao.

c. Hoạt động hàng ngày:

• ­ Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác, tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp cho Ban Giám đốc.
• ­ Nhận hồ sơ trình ký, đóng dấu và trả lại các bộ phận.
• ­ Truyền đạt thông tin của BGĐ đến các phòng ban, bộ phận liên quan và gửi phản hồi trực tiếp cho Ban Giám Đốc.

2. Công tác Kế hoạch:

• Quản lý việc xây dựng, giao, đánh giá kế hoạch kinh doanh tháng/quý/năm các phòng ban trong công ty.
• Các công việc khác theo sự chỉ đạo của BGĐ