Office And HR Manager

A. CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH
I. CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY
1. Nghe và trả lời cuộc gọi từ khách hàng hoặc đối tác bên ngoài liên lạc với DIMAC;
2. Chuẩn bị tài slides họp văn phòng theo mẫu (2 lần/tuần), chuẩn bị và gửi thông tin về kế hoạch chung hàng tuần (WGP –Weekly General Plan) cho mọi người vào sáng thứ Hai;
3. Chuẩn bị phòng họp cho các cuộc họp nội bộ hoặc cuộc họp với khách hàng;
4. Đặt và theo dõi lịch của DIMAC về các sự kiện, bao gồm các cuộc gặp của các Luật sư Thành viên (“LSTV”), hội thảo, đào tạo và sự kiện vui chơi của DIMAC;
5. Sắp xếp thủ tục, giấy tờ và khách sạn cho các LSTV và Luật sư khi họ đi công tác;
6. Làm việc, thương lượng với các nhà cung cấp để đặt, mua và nhận hàng với giá/chất lượng tốt nhất khi sử dụng các dịch vụ và/hoặc mua các vật dụng, đồ dùng, thiết bị văn phòng, nhằm đảm bảo cho hoạt động hiệu quả của DIMAC;
7. Làm việc với các bên cung cấp dịch vụ để in namecard, profile, giấy tiêu đề (letterhead) và phong bì của DIMAC khi có sự thay đổi hoặc bổ sung về số lượng;
8. Làm việc với nhà cung cấp dịch vụ để gửi thư và nhận thư, văn bản hàng ngày;
9. Kiểm tra và đảm bảo việc tuân thủ các quy trình hành chính của mọi người tại DIMAC, trả lời hợp lý các câu hỏi và vấn đề mọi người nêu ra, nếu có;
10. Trình bày và giải thích các chính sách, thủ tục hành chính được thay đổi hay sẽ áp dụng tại DIMAC cho mọi người;
11. Tổ chức các buổi ăn trưa văn phòng, buổi tiệc cuối năm của DIMAC, chuẩn bị các buổi tiệc và quà tặng để cám ơn khách hàng vào cuối năm hoặc một thời điểm do Luật sư Trưởng và/hoặc HĐLSTV quyết định;
12. Gửi thông báo theo mẫu hai (02) tuần/lần về các điều mọi người, bao gồm cả LSTV, đã mắc phải, cụ thể (i) lỗi chính tả (spelling mistakes); (ii) vấn đề format; và (iii) không lưu tài liệu trên server. Phối hợp với Kế toán để các khoản đóng cho Quỹ ăn chơi (EPF – Enjoyable Party Fun) được đầy đủ;
13. Thực hiện và/hoặc hỗ trợ thực hiện các công việc, thủ tục cần thiết trong việc thay đổi, mở rộng, điều chỉnh văn phòng làm việc;
14. Các công việc hành chính khác trong một Công ty Luật.
II. CÔNG VIỆC LIÊN QUAN ĐẾN THỦ TỤC/HỒ SƠ KHÁCH HÀNG
1. Gửi email thông báo cho mọi người khi có công việc mới, bao gồm (i) Thông tin về công việc/khách hàng mới; (ii) Nhóm xử lý; và (iii) Folder đã mở để lưu file khách hàng trên server;
2. Mở thư mục (folder) trên server để mọi người lưu tài liệu theo mẫu tại DIMAC trước khi thực hiện công việc, khi có khách hàng hay vụ việc mới;
3. Tạo file cứng theo mẫu của DIMAC để lưu tài liệu trước khi nhóm xử lý (team) giải quyết công việc;
4. Kiểm tra, hướng dẫn, đào tạo mọi người để đảm bảo các file cứng và tài liệu được lưu đúng và đủ trong hồ sơ để trên kệ, các file lưu mềm (softcopy) được lưu đủ trên folder tại server;
5. Tiến hành các thủ tục để đóng file hồ sơ khách hàng khi hoàn thành công việc, bao gồm (i) Gửi email cảm ơn khách hàng và nhận phản hồi của họ về chất lượng dịch vụ của DIMAC; (ii) Đóng và lưu các tài liệu đã đóng vào vị trí phù hợp trong văn phòng;
6. Trình bày, giải thích các chính sách, cách thức điều chỉnh, thay đổi, nếu có, của DIMAC về việc lưu file khách hàng;
7. Tạo, quản lý và đảm bảo hệ thống lưu file tại DIMAC, bao gồm (i) hồ sơ khách hàng; (ii) tài chính, kế toán và thuế; (iii) nhân sự; (iv) các giấy tờ công ty quan trọng; (v) hành chính được đầy đủ, hiệu quả và khoa học;
8. Các công việc khác liên quan đến quản lý hồ sơ trong một Công ty Luật
B. CÔNG VIỆC NHÂN SỰ
1. Lập, cập nhật và bảo mật bộ hồ sơ nhân sự đầy đủ cho mỗi người tại DIMAC;
2. Thu xếp chu đáo các công việc để chào đón một thành viên mới gia nhập DIMAC, cụ thể (A) Những công việc trước khi họ vào văn phòng, bao gồm (i) Chuẩn bị bàn và các dụng cụ làm việc ban đầu; (ii Làm việc với nhân sự về máy tính (IT) để cài đặt địa chỉ email, hộp thư outlook và skype cho nhân sự mới; (iii) Gửi thông báo về nhân sự mới cho mọi người trước khi địa chỉ email được cài đặt xong; và (B) Các công việc sau khi họ đã vào văn phòng, bao gồm (i) Đào tạo và gửi bộ tài liệu/thông tin cần thiết ban đầu cho người mới; (ii) Giới thiệu người mới với mọi người; và (iii) Thu xếp một buổi ăn trưa giữa người mới, Nhân sự và Luật sư Trưởng và/hoặc LSTV quản lý trực tiếp;
3. Lên kế hoạch, thực hiện và quản lý hiệu quả các công việc về nhân sự, bao gồm tuyển dụng, tiền lương, phúc lợi và các quan hệ lao động khác. Việc tuyển dụng nhân sự sẽ bao gổm cả nhân sự cho các công ty trong hệ thống của DIMAC;
4. Quản lý Hợp đồng lao động, cụ thể (i) Gửi đề nghị công việc; (ii) Chuẩn bị, điều chỉnh, gia hạn, thay đổi, chấm dứt Hợp đồng lao động; và (iii) Hoàn thiện tất cả các thủ tục để chấm dứt, thanh lý Hợp đồng lao động;
5. Quản lý hiệu quả và xử lý việc nghỉ phép, bao gồm (i) nghỉ phép hàng năm; (ii) nghỉ ốm; và (iii) nghỉ đột xuất của nhân sự tại DIMAC;
6. Thực