Nhân viên Pháp chế

1. Công tác kiểm soát nội bộ:

• Quản lý hệ thống văn bản THIET THACH Group (Biên bản, Nghị quyết, Quyết định, Quy chế, Quy định nội bộ...), bao gồm công tác xây dựng, rà soát sửa đổi, bổ sung, đánh giá tính hợp pháp, hợp lý của các văn bản nội bộ
• Thực hiện kiểm tra, đánh giá định kỳ việc tuân thủ các quy định pháp luật, các quy chế quản lý nội bộ, quy trình nghiệp vụ tại các phòng ban trong THIET THACH Group.

2. Công tác kiểm soát Hợp đồng:

• Soát xét và xây dựng hệ thống Hợp đồng mẫu cho Thiết Thạch, Cát Nghi và TMT Home Mart
• Soạn thảo và rà soát các Hợp đồng phát sinh trong quá trình hoạt động của THIET THACH Group
• Đàm phán và chốt Điều khoản Hợp đồng với khách hàng hoặc đối tác.

3. Công tác ISO:

• Xây dựng, thiết lập, rà soát và duy trì hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015
• Hỗ trợ các phòng ban xây dựng các quy trình, cẩm nang làm việc; hướng dẫn nếu có phát sinh vướng mắc trong hoạt động
• Phổ biến và hướng dẫn các phòng ban thực hiện đúng quy trình
• Tiến hành kiểm tra đánh giá nội bộ định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu cấp trên
• Tham gia đánh giá tái chứng nhận từ tổ chức bên ngoài.

4. Công tác văn thư, đóng dấu:

• Kiểm tra, soát xét thể thức văn bản và tiếp nhận đóng dấu theo quy định của THIET THACH Group
• Lập và quản lý danh mục hồ sơ đóng dấu một cách hợp lý, khoa học và thuận tiện trong tra cứu
• Quản lý, lưu giữ con dấu theo chế độ bảo mật.

5. Công tác giải quyết sự cố:

• Tư vấn phương án giải quyết phù hợp về chuyên môn cho các phòng ban, chi nhánh đối với các sự cố phát sinh trong quá trình hoạt động
• Hỗ trợ soạn thảo, chỉnh lý hồ sơ vụ việc cho các bộ phận hoặc trực tiếp đảm trách việc thương lượng, đàm phán với khách hàng, đối tác
• Theo dõi tình hình xử lý sự cố của các bộ phận
• Thực hiện các thủ tục pháp lý, liên hệ với tổ chức cung cấp dịch vụ pháp lý để hỗ trợ giải quyết sự cố nếu xét thấy cần thiết.

6. Các công tác khác:

• Tổng hợp, phân tích, dự đoán những rủi ro về kiểm soát, pháp lý trong hoạt động và đề xuất biện pháp xử lý, cải tiến phù hợp.
• Tiếp nhận thông tin từ các bộ phận phát sinh trong quá trình kiểm soát nội bộ và tư vấn biện pháp giải quyết phù hợp
• Theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng; phối hợp với các chi nhánh, phòng ban trong việc thống kê và xử lý công nợ
• Tìm hiểu và thực hiện các thủ tục hành chính với cơ quan nhà nước để giải quyết các vấn đề hoặc nhu cầu phát sinh trong quá trình hoạt động của công ty
• Báo cáo công việc hàng tuần, hàng tháng, hàng quý cho trưởng phòng
• Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của trưởng phòng.