Nhân Viên Lễ Tân, Tổng Hợp

1. Trực quầy lễ tân:
• Khi đến Tập đoàn để liên hệ làm việc, nhân viên lễ tân phải niềm nở chào đón và tìm hiểu nhu cầu của khách muốn gặp ai, làm gì…
• Liên hệ với các phòng ban, đơn vị để xác nhận có khách đến làm việc.
• Sau khi nhận được yêu cầu của bộ phận, nhân viên lễ tân hướng dẫn khách thực hiện theo đúng nội dung được truyền đạt.
• Dẫn khách đến phòng đợi, mời nước.

2. Tiếp nhận xử lý thư, công văn đi đến
• Tiếp nhận các loại thư từ, công văn, bưu kiện… được chuyển đến cho các bộ phận của công ty.
• Liên hệ với bộ phận được nhận về thư từ, bưu kiện được chuyển đến và thực hiện việc chuyển phát một cách nhanh chóng.
• Thực hiện việc gửi các công văn, thư từ… cho các đơn vị bên ngoài khi có yêu cầu của các bộ phận.
• Thống kê tình hình tiếp nhận, chuyển phát thư từ, công văn hàng tháng.

3. Quản trị hành chính văn phòng
• Phối hợp với các bộ phận liên quan mua sắm, dịch vụ sửa chữa công cụ, dụng cụ, cấp phát văn phòng phẩm,…
• Cập nhật thông tin, làm các báo cáo về các khoản chi phí mua sắm, sửa chữa trang thiết bị, dụng cụ văn phòng phẩm…

4. In, Scan, pho to tài liệu, công chứng
• Thực hiện việc in ấn, scan, photo tài liệu… khi được các bộ phận yêu cầu.
• In ấn tài liệu chuẩn bị cho các cuộc họp.
• Đảm bảo tính chính xác của các tài liệu được yêu cầu in ấn, scan, photo…
• Công chứng tài liệu văn bản theo yêu cầu.

5. Chuẩn bị phòng họp, phòng làm việc của lãnh đạo công ty
• Đảm bảo phòng họp phải sạch sẽ trước khi cuộc họp được diễn ra.
• Chuẩn bị trà nước, cho các cuộc họp của công ty.

6. Các công việc tổng hợp
• Tiếp nhận các thông tin phàn nàn của khách, giải quyết trong thẩm quyền hoặc báo cáo bộ phận liên quan xử lý.
• Phối hợp xây dựng hệ thống lưu trữ, bảo quản văn bản của công ty.
• Quản lý các trang thiết bị như máy tính, máy photo, máy scan, điện thoại…
• Điều động xe ô tô, giám sát hành trình xe ô tô.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan tổ chức các sự kiện của công ty.
• Thực hiện các công việc khác khi được cấp trên yêu cầu.