Nhân viên lễ tân hành chính tập đoàn (Lương min 10 triệu/tháng)

A. CÔNG TÁC LỄ TÂN KHÁNH TIẾT

1. Tham mưu cho Trưởng phòng HCNS/Giám đốc ban HCNS trong việc xây dựng, phát triển hoàn thiện công tác lễ tân, khánh tiết của Công ty.

2. Trực quầy lễ tân, tiếp nhận điện thoại và tiếp đón khách đến làm việc tại công ty và thông báo cho CBCNV phụ trách để đón tiếp.

3. Phối hợp với VNB tổ chức các cuộc họp, sự kiện của Công ty

B. CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH

1. Đặt lịch công tác cho lãnh đạo (taxi, nhà hàng, khách sạn, vé máy bay…); Thông báo các thông tin về lịch trình xe, lịch trình bay, khách sạn đầu mối liên hệ các địa điểm đến và đi, thời tiết và các lưu ý liên quan đến địa điểm đến và đi của lãnh đạo.

2. Mua sắm các nhu yếu phẩm (trà, café, hoa quả…) cho Ban lãnh đạo Công ty;

3. Phối hợp BCHCĐ tổ chức sinh nhật cho CBNV và các sự kiện 8/3, 20/10/ 1/6, rằm trung thu,...

4. Phối hợp với Ban Kế toán định kỳ kiểm kê trang thiết bị, tài sản.

5. Tổ chức lập kế hoạch, mua sắm, cấp phát, giám sát sử dụng tài sản, công cụ dụng cụ của Công ty. Quản lý, giám sát toàn bộ trang thiết bị, tài sản, cơ sở vật chất của Công ty;

6. Theo dõi, quản lý tài sản, trang thiết bị ra vào Công ty; Quản lý, giám sát toàn bộ trang thiết bị, tài sản, cơ sở vật chất của Công ty; Giám sát và kiểm tra đảm bảo việc duy tu bảo dưỡng, sửa chữa trang thiết bị, cơ sở vật chất toàn bộ Công ty.

7. Thực hiện các công việc tâm linh: Mua sắm, chuẩn bị, sắp xếp các ngày lễ, tết, rằm, mùng 1 âm lịch

8. Điều động, sắp xếp xe theo nhu cầu, sự vụ phát sinh và chỉ đạo của quản lý/Ban Lãnh đạo. Phối hợp với Tổ trưởng lái xe thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát, báo cáo tình trạng xe, đảm bảo xe luôn sạch sẽ, hoạt động tốt; Phối hợp Tổ trưởng lái xe kiểm soát chứng từ thanh toán xăng xe, chi phí xe hàng tháng; Lưu trữ chứng từ sửa chữa, bảo dưỡng xe; Thường xuyên kiểm tra lịch trình, đối soát định vị lịch trình xe,...

9. Kiểm tra, giám sát và kiểm soát việc chấp hành nội quy, quy chế của CBCNV về giờ giấc, tác phong, đồng phục, thẻ tên, huy hiệu, sử dụng tài sản, vệ sinh môi trường, thực hiện nhiệm vụ, cung cách làm việc của CBCNV các Khối/đơn vị trong hệ thống Công ty.

10. Kiểm tra, theo dõi việc thực hiện theo hợp đồng dịch vụ hành chính, văn phòng (bảo hiểm ô tô, định vị, taxi,…..

11. Thực hiện thanh toán các chi phí hành chính: Vé máy bay, phòng khách sạn, ăn nghỉ công tác của BLĐ và CBNV,chuyển phát nhanh, điện nước, thuê văn phòng, dịch vụ văn phòng,...

C. CÁC CÔNG VIỆC KHÁC

1. - Hỗ trợ thực hiện các công việc hành chính có liên quan.

2. - Hỗ trợ và giúp đỡ trực tiếp Phó phòng HCNS phụ trách HCQT trong công tác lễ tân, hành chính và các công việc khác có liên quan.

3. - Xây dựng kế hoạch, đánh giá công việc và chịu trách nhiệm trước Phó phòng HCNS phụ trách HCQT, Ban Lãnh đạo về nhiệm vụ và kế hoạch được giao.

4. - Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Phó phòng HCNS phụ trách HCQT, Ban lãnh đạo Công ty.